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A contabilidade No Paper e seu o impacto nos negócios e meio ambiente

Já tentou imaginar um mundo sem papel? A Contabilidade No Paper já é uma das tendências do mercado. Uma revolução que começou lá atrás, mas que só agora está ganhando destaque ao redor do mundo. Negócios estão renunciando à papelada física para adotar processos mais sustentáveis e eficientes.

Por muito tempo estivemos acostumados a colocar tudo no papel, de cartas de amor até documentos comerciais. Mas, em tempos de WhatsApp e Messenger, o papel deixou de ser algo tão importante em nosso dia a dia. Em outras palavras, o papel está caindo em desuso.

Faturas de cartão de crédito são enviadas diretamente por e-mail, ingressos para eventos podem ser acessados pelo celular, documentos podem ser assinados digitalmente. Esses são apenas alguns exemplos de como a tecnologia está permitindo a digitalização de processos. É certo que na contabilidade não poderia ser diferente.

O que é Contabilidade No Paper?

Há algum tempo, seria impossível pensar uma contabilidade sem papel. No entanto, a realidade atual nos mostra que empresas de todos os segmentos estão ganhando em produtividade, qualidade e redução de custos através da redução ou eliminação do papel.

A Contabilidade No Paper é um modelo diferenciado, que atende aos padrões de sustentabilidade modernos. Mais do que um sistema que prioriza o meio digital, a contabilidade sem papel nos mostra que é possível alcançar benefícios para empresa ao implementar medidas que favorecem a sociedade como um todo.

Do mesmo modo, empresas com grande volume de papel apresentam, não por acaso, igual volume de burocracia. Por exemplo, vemos os bancos tradicionais perdendo espaço para fintechs digitais sem papel, sem extratos impressos, sem complicações. É o mesmo fenômeno observado no segmento da contabilidade.

Benefícios para as empresas

Deixar de usar papel não é apenas uma tendência, é uma necessidade para empresas modernas. Assim, consegue-se atender os princípios da sustentabilidade e ainda gerar uma série de benefícios para o empreendedor. Dentre eles, podemos destacar os principais:

● Produtividade

Um dos benefícios de uma Contabilidade No Paper é a geração de eficiência no ambiente de trabalho. Com os documentos digitalizados os colaboradores têm acesso ao material em tempo real. Basta uma busca simples para localizar qualquer documento.

O aumento da produtividade se deve em boa parte a redução da burocracia envolvida. Como consequência da agilidade nos processos, a contabilidade consegue reduzir custos operacionais muitas vezes desconhecidas pelos gestores e administradores.

● Eliminação do erro humano

Além da produtividade, outro benefício de aderir a um modelo de Contabilidade No Paper é a eliminação do chamado erro humano. Ao realizar tarefas repetitivas é normal que as pessoas se confundam, cometam pequenos erros e deixem alguma coisa passar.

Quando as informações estão guardadas em um computador ou até mesmo na nuvem, evitam-se falhas e os colaboradores podem focar em tarefas menos repetitivas e burocráticas – como, por exemplo, buscar por documentos em gavetas e arquivos.

● Mais segurança

Não são raros os casos de empresas de contabilidade que perdem documentos por diversos motivos. O extravio de papéis, a deterioração natural dos arquivos e até mesmo incidentes como roubo e incêndios podem comprometer os documentos armazenados.

Por isso, é importante manter sempre um backup armazenado em ambiente seguro. Esse é, sem dúvidas, um dos principais benefícios da Contabilidade No Paper: todos os documentos da contabilidade estão salvos em um espaço que pode ser, inclusive, criptografado contra interceptações.

A Contabilidade No Paper e a Sustentabilidade

Além de gerar burocracia, o grande volume de papel não representa o ideal de sustentabilidade que orienta a sociedade moderna. Por esse motivo, nós aqui da Hexagon estamos sempre ajustando nossos processos internos pensando no gasto mínimo de papel.

No Brasil, por uma série de questões – algumas delas legais – deixar de usar papel por completo não é uma opção. Muitos documentos precisam existir em sua versão física.

Como empresa, acreditamos que a integração de dados moverá os serviços contábeis do futuro, contribuindo também para o meio ambiente e o futuro das novas gerações.

A expectativa é que em questão de pouco tempo todo o modelo de contabilidade seja repensado, para que se torne mais rápido, mais dinâmico, mais barato e mais sustentável. Vem com a gente?

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