Faz muito tempo que a burocracia faz parte do ambiente de uma empresa. Algumas pessoas acreditam que desde a época pré-histórica, quando começamos a fazer registros em pedra. Hoje, as coisas não mudaram muito, exceto que a pedra deu lugar ao papel.
Não importa qual o setor, parece que sempre existe um documento sendo feito, impresso e arquivado.
Na área contábil também não poderia ser diferente, ou pior, é nela que há uma quantidade imensa de papel sendo manuseado, armazenado, esquecido… ops!
Nesse contexto (caótico?!) você já parou para pensar que sua contabilidade poderia ser feita sem papel e que isso pode ser o pulo do gato para melhorar os resultados da sua empresa?
Provavelmente, nunca pensou nisso, certo?!
Então, continue lendo que vamos mostrar cinco razões que comprovam essa afirmação e que levarão sua empresa contratar uma contabilidade sem papel.
Bora lá!?
De onde surgiu a Contabilidade sem papel?
A culpa foi do governo. E agora você deve ter pensado “Eu já desconfiava.”
Mas, nesse caso, eles acertaram.
Com o avanço da tecnologia a Receita Federal criou, em 2003, a contabilidade digital para modernizar e padronizar a fiscalização. E em 2009 implantou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Apesar do objetivo principal destas mudanças serem aumentar a arrecadação, elas também foram significativas para os escritórios contábeis remodelaram a forma de trabalhar.
Junte a esse cenário a crescente preocupação com o meio ambiente, e o resultado foi que as empresas (contábeis ou não) estão começando a diminuir a papelada em seus trâmites administrativos.
A contabilidade sem papel já é uma realidade, embora ainda sejam poucos os contadores que aderiram ao conceito no paper. Alguns são muito tradicionais e adoram um papel, outros por falta de investirem no seu negócio.
Mas, a verdade é que o escritório contábil que utiliza a tecnologia para diminuir o uso do papel está ajudando seus clientes de diversas formas, como vamos ver a seguir.
Diminuição de custos
O primeiro impacto da contabilidade sem papel é a diminuição de custos da sua empresa.
A implementação do SPED permite que a documentação fiscal seja toda digitalizada, de modo que as informações trafeguem com mais agilidade e padronização.
Essa digitalização acaba, ou pelo menos diminui muito, o volume de papel a ser comprado e manuseado na sua empresa. Sem contar com a diminuição do gasto com tinta para impressora. E a natureza agradece e muito por isso.
Sem contar que, ser uma empresa que se preocupa com a sustentabilidade, pode ser um diferencial para seus clientes. Pensa nisso!
Acessibilidade
Quando a documentação é digitalizada, geralmente ela é armazenada na nuvem, ou seja, em servidores externos à sua empresa, que são acessados remotamente.
Dessa forma sua empresa pode acessar os dados quando quiser, a hora que quiser, porque estarão disponíveis 24hs por dia. Isto traz agilidade, sem falar na despreocupação com limite de espaço, já na nuvem isso não é um problema.
Produtividade
A contabilidade sem papel ajuda sua empresa a ser mais produtiva.
O fato das informações estarem sempre disponíveis, permite que você as tenha quando precisar, de forma rápida e atualizada.
Assim, você pode ter mais tempo para pensar no que realmente importa, que é a estratégia de ação da sua empresa.
A organização da empresa é beneficiada, pois sem necessidade de locais para armazenar papel, você pode estruturar os setores para que o fluxo de trabalho seja mais eficiente.
Organização
Sem tanto papel rolando pela empresa, também não há necessidade de grandes espaços para armazenagem de documentos.
Se não precisa armazenar tantos documentos, também caem os riscos de perda de informações e aquela dificuldade de achar algum papel. Melhora assim o fluxo de trabalho de sua empresa.
Segurança
Seus documentos estarão mais seguros, já que o armazenamento na nuvem conta com proteções digitais confiáveis, geralmente criptografadas.
Você estará livre de preocupações de problemas como assaltos, incêndios, enchentes, terremotos, furacões, as 7 pragas do Egito (caso elas voltem) entre outras, que poderiam danificar ou estragar definitivamente seus documentos.
Os serviços de hospedagem na nuvem contam com backups frequentes, o que mantém seus dados intactos mesmo na possibilidade de uma máquina danificar.
Pronto para entrar na era da Gestão Eletrônica de Documentos?
Como você pôde ver, sua empresa só sai ganhando com a contabilidade sem papel, pois substituir toda aquela papelada tributária, para o meio digital, e ter um escritório contábil para gerenciar os dados, não tem preço.
Nós, da Hexagon, temos esse perfil e acreditamos que o futuro já chegou. E nossos clientes já usufruem de todas as vantagens destacadas no texto.
Nossos clientes contam informações mais confiáveis e precisas, em tempo real, fazendo com que ganhem um tempo precioso, que pode ser usado na gestão do negócio.
Ficou curioso? Entre em contato e conheça nossos serviços.