Estratégia Produtividade

Cultura Paperless: mais produtividade, velocidade e competitividade para sua empresa

pedra, papel e tesoura

Pegando carona com nossos parceiros do Xerpa, que estão resolvendo o caos do RH em muitas empresas (com nosso apoio também), algo nos incomoda.

Em plena era digital, ainda é muito tempo perdido com envio de holerite e em processos de admissão, além de gastos monetários.

Isso sem contar a área de contabilidade, financeira e fiscal das empresas, bastante afetada também por processos burocráticos e engessados.

Quando existe algum processo desenhado, é totalmente deslinear ou evasivo, e geralmente está acompanhado de um objeto presente em nossas vidas há 3.000 anos.

O papel… aparentemente inofensivo, além de agressivo ao meio ambiente, é um grande ladrão de tempo das empresas, causador de trabalhos repetitivos e empecilho para que processos sejam lineares e objetivos.

Neste post, vamos falar sobre a cultura sem papel, paperless ou no paper (como você preferir), uma tendência que vem crescendo no meio corporativo, suas vantagens e como você pode implantá-la na sua empresa, aumentando a produtividade, a segurança das informações e até mesmo a competitividade.

Continue lendo!

Paperless, No Paper ou simplesmente Sem Papel

A cultura sem papel não é nova e surgiu há 30 anos atrás.

Consiste na eliminação ou redução da utilização de papel na rotina administrativa, com utilização da tecnologia para otimizar processos, simplificar a busca por informações e contribuir para a preservação do meio ambiente.

Exemplos positivos demonstram que essa cultura pode ser aplicada qualquer empresa, independente do seu porte ou segmento.

Segundo a AIIM (Associação para Gestão de Informação e Imagem), as empresas que adotam a cultura paperless obtêm retorno financeiro, ganho de tempo, produtividade e uma velocidade de até 4 vezes maior em suas interações com clientes e fornecedores.

Essa cultura propicia também um ambiente de trabalho melhor para os colaboradores, principalmente os da geração Millenials.

Afinal, em uma empresa sem papel, geralmente, os processos mais enxutos e o trabalho mais fluido, fazendo com que  tarefas manuais e repetitivas sejam facilmente identificadas e automatizadas, o que otimiza o tempo e cria ambientes em que a maior parte do trabalho, está relacionado a pensar e criar estratégias.

E a cultura sem papel pode gerar ainda mais benefícios para as empresas, que vamos citar mais adiante. Acompanhe!

O que nos incomoda?               

Empresas no mundo inteiro sentem a pressão de realizar mais, com menos recursos.

Para muitos colaboradores, é uma verdadeira luta ficar por dentro de fluxos de trabalho inundados com informações e dificultados por uma ineficiência baseada em papel.

Mas algumas empresas parecem ainda não enxergar isso.

Embora nosso mundo atual seja intangível, ainda há quem adore ver aquilo que é palpável, possível de pegar, e daí vem um certo apego ao que é tangível, neste caso, o papelinho.

E isso realmente incomoda. Tanto que nossos parceiros do Xerpa, aqueles que resolvem o caos do RH, inventaram um adesivo muito bacana, que a gente ficou fascinado:

Pedra, Papel não e Tesoura. Nós aqui na HX fizemos questão de colar na única impressora que temos!

E este incomodo, tem fundamento.

O mundo mudou e nossa cabeça precisa acompanhar esta mudança.

Precisamos “largar o osso”, quebrar paradigmas e de uma vez por todas, compreender que em nossa sociedade atual, a geração de riqueza não está no que pegamos, mas sim no que pensamos.

E a cultura sem papel, está aí para colaborar com isso, mas ainda há muitos paradigmas a serem quebrados.

B2B do envelope vai e vem

Muitas empresas ainda utilizam o papel no dia a dia de trabalho, e até mesmo envelopes vai e vem, que marcaram época nas empresas. Há quem diga que houve até mesmo um grande B2B deste tipo de “meio de transporte” de documentos.

Talvez não seja da sua época, mas, o envelope vai e vem é um tipo de embalagem flexível muito utilizada para levar documentos entre setores e empresas.

Na parte externa, costumam existir várias linhas para os destinatários assinarem o recebimento, registrando para quem ia e para quem vai, por isso, o nome de vai e vem.

Para economizar, muitas vezes, eram tantos vai e vem, que alguns ficavam bem maltratados, dando a impressão de que um caminhão os havia atropelado. O que não aconteceria, se fosse um documento digital!

Se você já usa meios digitais para se corresponder, pode ficar chocado, se eu falar que ainda existem  muitas empresas que fazem questão de utilizá-lo, mesmo que a tecnologia tenha avançado de forma contundente.

Por que será?

Mudar é bom, mas poucos gostam de mudar

Um dos motivos para a sobrevivência do envelope vai e vem pode ser a resistência a mudanças, inerente ao ser humano.

Não há como negar. Mudar é sempre bom e é quando ocorrem transformações necessárias.

De acordo com Charles Darwin, “as espécies que sobrevivem, não são as mais fortes, nem as mais inteligentes, mas sim, as que se adaptam melhor às mudanças”.

E no contexto empresarial, também é verdade, considerando que a cultura sem papel proporciona inclusive a transformação digital de setores, o que torna a empresa mais competitiva e com uma visão mais ampla de futuro de futuro.

Mas o fato é que mudanças provocam desconfortos e, nos piores casos, podem ser dolorosas.

Principalmente, quando envolve uma mudança de cultura ou de mentalidade, que é um dos desafios mais difíceis para os gestores.

Então, para ajudar você a se convencer de que a cultura no paper vale a pena, vamos falar dos benefícios mais importantes que ela pode trazer para sua empresa.

Redução de gastos

Vamos começar falando de onde mais dói, que é o bolso. Já tentou colocar na ponta do lápis quanto sua empresa gasta com resmas de papel, cartuchos de tinta das impressoras, xerox e remessas pelos correios ou outros meios de transporte!?

Agora, considere também outros recursos utilizados como o tempo, consumo de energia, perda de produtividade dos funcionários, procurando documentos em fichários, indo e voltando dos arquivos.

Sem falar na baixa eficiência como meio de transmissão de informações e no desperdício que acontece durante esses processos.

Tudo isso pode ser resolvido com a digitalização dos documentos e armazenagem na nuvem, com um sistema apropriado.

Mas, calma! Não comece a jogar fora as impressoras ainda.

Existem processos que ainda precisam estar no papel. A solução aqui é identificar a papelada que pode ser digitalizada, sem prejuízo no dia a dia da empresa.

Maior produtividade

Tempo é dinheiro, é o que muitos dizem, e no dia a dia de uma empresa isso é verdade. É por isso que as empresas estão sempre pensando como tornar seus processos mais ágeis e eficientes, o que, na prática, significa lucro.

Como ser paperless ajuda?

Após a digitalização dos documentos e armazenagem na nuvem, por exemplo, sempre que você quiser buscar um documento, é só digitar um comando que ele aparece.Tão rápido e fácil quanto digitar Ctrl+F em um documento para buscar uma palavra.

Isso significa economizar o tempo que você gastaria procurando arquivos em pastas ou em arquivos físicos. No ambiente paperless as informações estão a apenas alguns cliques de distância.

Melhora a comunicação interna

Outro benefício de se tornar uma empresa paperless é a melhora na comunicação interna, uma vez que a distribuição da informação será mais eficiente.

Afinal, com um software armazenando os documentos e integrado aos diferentes setores da empresa, você consegue encontrar e distribuir os dados com muito mais velocidade e eficiência.

Por exemplo, você consegue acompanhar o ciclo de vida dos projetos e contratos da empresa com muito mais facilidade. O próprio sistema pode enviar notificações sobre prazos de validade dos documentos ou lembrar as ações que precisam ser realizadas.

Aumento da segurança

Você pode estipular diferentes níveis de acesso aos documentos digitais, restringindo os mais importantes somente as pessoas autorizadas. Você pode, inclusive, definir quem pode apenas visualizar o documento ou editá-lo.

Além disso, os arquivos digitais são criptografados, impedindo acesso externo e, em caso de roubo ou incêndio, a informação não se perde.

Contribuindo para o meio ambiente

Todos sabemos da importância de preservar o meio ambiente e do prejuízo causado a ele pela produção descontrolada de papel. Você sabe o quanto sua empresa “desmata” anualmente?

Por isso, nunca foi tão importante que as empresas façam sua parte, aderindo ao paperless.

Além disso, ser uma empresa eco-friendly (amiga do meio ambiente) pode contribuir para difundir sua marca, pois, as pessoas estão cada vez mais querendo se relacionar com organizações preocupadas com questões sociais e ambientais.

Contabilidade sem papel funciona?

Com certeza!!!

Todas as vantagens obtidas com a cultura paperless ficam ainda mais evidentes em setores onde o uso do papel é mais intenso como a contabilidade, por exemplo.

Existe até um nome bonito para isso: gestão eletrônica de documentos. Com ela você consegue substituir os documentos de contas a pagar e a receber, faturas, notas fiscais e até aqueles documentos antigos e amarelados que não podem ser perdidos, por arquivos digitais.

Imagina você acessando um documento estratégico para negociar um contrato novo ou consultando um Demonstrativo de Resultados da empresa em poucos segundos?!

Isso facilita a sua vida e a do seu contador, além de ajudar na economia de tempo, de recursos materiais e de transporte, como vimos.

Aqui na HX é assim que funciona. Nós nos tornamos uma empresa de contabilidade no paper para usufruir dessas vantagens e estendê-las aos nossos clientes.

Só para você ter uma ideia, nosso produto é totalmente automatizado e digital, integrando nossa expertise em contabilidade com sistemas parceiros de RH,  financeiro e de registro de ponto.

Assim, tornamos a contabilidade de nossos clientes mais ágil, eficiente e totalmente sem papel, o que representa ganho de tempo, produtividade, minimização de erros operacionais, entre outros benefícios.

Gostou do artigo e ficou curioso para saber mais sobre o futuro da gestão de documentos, apoiada em soluções como as que usamos aqui na empresa?

Então, entre em contato conosco e teremos o maior prazer em mostrar quanto sua empresa pode ganhar com essa mudança de cultura do abandono do consumo de papel! Até a próxima!

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