Estamos em 2019 e já é bem clara a importância de otimizar processos que são capazes de tornar empresas mais eficientes, produtivas e competitivas. E uma das soluções mais efetivas para isso é investir na automação de processos, reduzindo erros, economizando tempo, dinheiro e dor de cabeça.
No entanto, para automatizar de verdade, é necessário conhecimento profundo dos processos envolvidos nas atividades da empresa, incluindo detalhes específicos sobre etapas ocultas, que são tarefas que são realizadas, mas das quais não estão totalmente cientes.
Por conta da ausência desse conhecimento, entra em cena um ensaio de automação, uma grande encenação, que serve como prática imaginativa de automatizar os processos do negócio, quando, na verdade, o que ocorre é apenas o desperdício do tempo de todos os envolvidos.
Enquanto muitas empresas estão investindo, seriamente, em automatizar suas tarefas, outras são habilidosas nessa arte teatral.
Por isso, neste post, vamos falar sobre como você pode fazer a automação de processos na sua empresa de forma correta, para não cair nesse erro.
O que é automação de processos
Antes de nos aprofundarmos no tema, é fundamental saber o que significa a automação de processos.
Ela é um conjunto de estratégias voltadas para aprimorar processos burocráticos e repetitivos no dia a dia da empresa, através da integração da tecnologia à rotina dos colaboradores.
Isso é feito em diversos âmbitos, desde tarefas mais simples até as mais complexas, auxiliando gestores, líderes e equipes na realização mais eficiente de suas atividades.
Além disso, serve como uma forma de estruturar os dados e informações do negócio, por meio de sistemas informatizados, de forma a tornar essas informações mais úteis, acessíveis e valiosas para a estratégia corporativa.
Em resumo, a automação de processos é um conceito que tem como finalidade principal simplificar e acelerar a execução de tarefas, principalmente as mais burocráticas, possibilitando uma tomada de decisão mais acertada e economizando tempo e recursos da empresa.
Por que é tão importante?
Como falamos, a automação de processos atua, principalmente, em procedimentos burocráticos e repetitivos, já é capaz de acelerar o tempo de execução, ao mesmo tempo em que diminui o número de erros e o desgaste dos envolvidos.
Em um curto espaço de tempo você já consegue perceber ótimos resultados do investimento em automação de processos. Vamos mostrar alguns:
- Qualidade e produtividade: quanto menos tempo cumprindo funções burocráticas, maior a produtividade. Ao utilizar sistemas que simplificam a execução dessas tarefas, o time tem mais tempo para se dedicar à atividades mais estratégicas que consequentemente levam ao crescimento do negócio;
- Redução de custos: investir em automação de processos apresenta um retorno sobre investimento muito alto. Você estará aplicando o dinheiro em ferramentas que tornam os processos mais eficientes, e resolvendo problemas internos que podem estar acarretando perdas financeiras;
- Dados e informações mais confiáveis: adotando a automação você terá informações preenchidas eletronicamente, de forma direta. Isso reduz a possibilidade de erros e facilita a identificação de eventuais problemas ou fraudes. Ou seja, adeus aos dados que não batem, contas que não fecham e cadastros desatualizados;
Agora que você já conhece as vantagens, vamos entender os perigos de confundir automação com automatização.
Ser ou não ser, eis a questão!
O dilema de Hamlet, na mais famosa peça de Shakespeare, é uma boa ilustração dos enganos que se cometem ao confundir automação com automatização.
Automação é um termo que se refere a mecanismos auto reguláveis. Em outras palavras, são ferramentas que introduzem correções em seu funcionamento sem a necessidade de interferência humana.
Sistemas de automação utilizam inteligência artificial para aprender com as suas ações e começar a executar as tarefas de forma independente.
Você pode estar achando que isso é coisa de outro mundo, mas, sim! Você já utiliza essa essa tecnologia, mesmo sem perceber.
É o mesmo processo que a Netflix e a Amazon utilizam para sugerir filmes e livros que podem ser do seu interesse. Da mesma forma, é o que o Google faz quando você pesquisa por qualquer coisa.
Se você já usa em sua vida pessoal, então, por que não levar para sua empresa e obter os benefícios disso?
Por outro lado, na automatização, os sistemas precisam da interferência humana para realizarem correções e verificações, o que torna o processo mais lento e menos eficiente.
Erros mais comuns na automação de processos – e aí que vira teatro
Acredito que, a esta altura, você já está animado com tudo o que a automação de processos pode fazer pelo seu negócio, certo?
Mas, antes de sair contratando a primeira coisa que o Google te sugerir, é necessário prestar atenção aos erros mais comuns que são cometidos pelas organizações, principalmente devido à falta de planejamento.
Conheça alguns deles:
1) Não contratar especialistas em BPM
BPM significa Business Process Management, ou, em bom português, Gerenciamento de Processos de Negócios. Um especialista dessa área é essencial para identificar erros e propor soluções de sucesso, personalizadas para sua empresa.
2) Não investir no treinamento dos colaboradores
Toda mudança estrutural no funcionamento da organização só dará certo se as pessoas que trabalham nela comprarem a ideia e estiverem preparadas para a nova realidade.
Por isso, seus funcionários precisam entender a importância dessas mudanças, sabendo exatamente o que irá mudar em suas atividades e como irão agir daquele momento em diante.
3) Não planejar a implementação
Por envolver mudanças profundas em alguns setores da empresa, é necessário que você faça um planejamento para que elas ocorram de forma gradual.
Sem esse estudo prévio, você corre o risco de confundir sua equipe, levando a erros que podem prejudicar os resultados da empresa. Também é essencial que você estabeleça metas para realizar o acompanhamento do processo e avaliar os resultados obtidos.
4) Não incluir a equipe de TI
A falta de alinhamento com a área de TI pode resultar no fracasso do projeto.
Mesmo as ferramentas atuais de automatização de processos sendo amigáveis e não precisarem de programação, os profissionais de TI podem ajudar na identificação das necessidades tecnológicas de implantação e no treinamento dos colaboradores dos demais setores.
Fazendo da forma correta
Aqui na HX, nós fornecemos todas as orientações necessárias para a automação dos seus processos administrativos, incluindo RH, financeiro, contábeis, folha de pagamento e fiscal.
Para isso, trabalhamos com diversos parceiros, que oferecem as mais modernas soluções:
- Thomson Reuters e Domínio Sistemas
- Software de RH Xerpa
- Software de Recrutamento Pandape
- Software Financeiro Omie
- Software de controle de ponto OiTchau
Também mapeamos as áreas da empresa com métodos ágeis e ferramentas de BPM, como o Value Stream Mapping, visando identificar o que pode ser melhorado.
Podemos ainda sugerir a melhor opção de softwares em nuvem, para que todo seu processamento contábil e fiscal, incluindo a administração, finanças e RH, ocorra de forma totalmente integrada e sem papel!
Só para você ter uma ideia, em uma experiência recente, conseguimos identificar gargalos na área de faturamento e recebimento fiscal de um cliente.
Fizemos algumas sugestões de melhorias, relacionadas a automação e transformação digital, e ele obteve um ganho de eficiência e redução de custo com a descontinuidade na utilização de papéis.
Se interessou ou ficou com dúvidas? Fala com a gente!