No passo em que empresas avançam rumo à transformação digital de seus negócios e processos, enfrentam também uma gama assustadora, jamais vista antes, de desafios que colocam em cheque as funções tradicionais de Recursos Humanos.
E isso inclui o serviço de folha de pagamento, que passa também uma revolução inédita.
Afinal, já não é segredo que os avanços tecnológicos recentes significam que os processos folha e RH precisam ser integrados, para simplificar o tratamento dos dados dos colaboradores e evitar desperdício de tempo.
Mas, ao mesmo tempo em que líderes de RH voltados para o futuro aproveitam com confiança recursos e insights, transformando totalmente a área e sua contribuição para a empresa, há também uma outra parte menos confiante, que demonstra uma abordagem insustentável de esperar para ver o que acontece, por ver processos de departamento pessoal como mero back office. E é aí que mora o perigo!
Em um mundo de mudanças rápidas, as empresas precisam se esforçar para atrair os melhores talentos e garantir que eles permaneçam na empresa.
Por incrível que pareça, antes de planos de engajamento e benefícios, simplificar a folha de pagamento é essencial, independentemente do setor ou do tamanho.
É por isso que estamos testemunhando uma enxurrada de novas tecnologias que visam transformar o gerenciamento da folha, principalmente no quesito de integração de dados, com outros processos de RH.
Isso não só facilitará a vida dos gerentes, reduzindo os esforços manuais no final do mês, mas também posicionará a folha de pagamento digitalizada como um valor agregado para reter funcionários de alto desempenho.
Por isso, neste artigo falamos sobre como a integração de dados moldará o futuro dos processos de departamento pessoal.
O processo
O processo de gerenciar as solicitações e inseri-las no sistema de folha de pagamento, enviar recibos de salários e relatórios, atualizar detalhes de contato e gerenciar documentos de RH de funcionários, sempre foi demorado, frustrante e caro.
Por trás de cada atividade estão horas tediosas de coleta manual de dados e verificação, ajustes, cálculos e transferência de informações.
Aqueles que fizerem um pequeno mapeamento dos processos realizado por departamentos ou empresas que realizam o processamento das informações de folha de pagamento, vão notar facilmente que estão permeados de atividades manuais e repetitivas, o que gera um enorme retrabalho e diminui a eficiência da área de RH como um todo, prejudicando até mesmo a experiência dos colaboradores.
Mas a realidade atual é que soluções avançadas de departamento pessoal e tecnologia de automação já estão transformando esses processos para melhorar a precisão, a segurança, a velocidade e os resultados – a integração leva isso um passo adiante.
Ao conectar sistemas entre funções por meio de interfaces, os benefícios dessas soluções podem ser compartilhados por todo o fluxo de trabalho, desde o recrutamento e admissão, até o fechamento da folha.
De repente, um processo que levou dias e exigiu que um funcionário do RH se envolvesse com o profissional ou empresa que processa a folha de pagamento, é concluído em uma fração do tempo com quase zero de mão-de-obra.
A integração de sistemas requer um nível de padronização de processos e formatos de dados entre funções, o que pode criar oportunidades para um maior alinhamento e entendimento entre os departamentos relacionados.
Ela apresenta uma mudança fundamental na forma como se processa a folha de pagamento e compartilha os benefícios em toda a organização, permitindo melhor acesso a dados para todas as soluções integradas.
As pessoas
Para profissionais de RH, incluídos os que processam a folha, a integração traz maiores oportunidades de contribuir e se envolver com a organização.
Até 40% das atividades atuais da folha de pagamento podem ser automatizadas por meio de integrações de sistemas.
Isso é uma quantidade significativa de tempo que os profissionais RH e de folha de pagamento podem gastar em tarefas de maior valor agregado.
A integração pode permitir que as equipes tenham oportunidades e tempo para melhorar o processo geral.
Um profissional de RH, por exemplo, se não estiver atarefado com preenchimento e envio de informações em papel e planilhas ortodoxas para fechamento da folha, que muitas vezes ocasionam retrabalhos, poderia concentrar seu tempo para minimizar ou acelerar as resoluções de erro, visando melhorias na experiência do colaborador.
Outro poderia trabalhar no sentido de reduzir os tempos de ciclo para incluir dados mais completos e precisos em cada execução dos processos de RH como um todo, permitindo relatórios mais abrangentes sobre a força de trabalho da empresa.
Do lado do profissional ou empresa que processa a folha de pagamento, sua visão poderá ser expandida, para além do mero processamento e alterações de dados, para líder com cálculos no intuito de interpretar tendências, aplicar sua percepção exclusiva para ajudar a apoiar e melhorar o desempenho geral dos negócios.
Os benefícios
Como mencionamos, a importância de melhorar as soluções de folha de pagamento e integrar sistemas relacionados está nos dados.
Reconhecer a integridade destes dados como o fim e o meio de inovação da folha de pagamento é a chave para desvendar seu potencial.
A integração de sistemas cria oportunidades para padronizar processos, o que pode acelerar a coleta e análise de dados.
A integração minimiza ou elimina a intervenção manual, diminuindo o risco de introduzir erros, não apenas para a folha de pagamento, mas para cada função que acessa os dados, e é fundamental para criar o que é chamado de uma única fonte de verdade (SSoT) para uma organização.
Não há versões de dados, nem arquivo armazenado em desktops e sequer entrada manual de conteúdo em planilhas.
Existe apenas uma fonte de dados precisos, atualizados e completos que são mantidos e acessíveis através dos sistemas vinculados.
Todos os que precisam têm acesso a ele, e os sistemas líderes de hoje acompanham e controlam automaticamente o acesso e as alterações para garantir a transparência e a rastreabilidade.
Isso significa dados mais completos e verdadeiros em cada ciclo, minimização de erros e melhor desempenho.
Para as organizações, significa maior controle e visibilidade de seus maiores centros de custo, bem como uma mudança positiva no processo.
As auditorias são mais fáceis e rápidas de gerenciar, os relatórios são mais flexíveis e precisos, e as análises podem acontecer em tempo real para obter insights instantâneos e solucionar problemas.
Transforme seu processo
É inegável que a integração de processos transformará os dados da folha de pagamento em uma ferramenta para elevar o desempenho, além de manter a conformidade.
Por isso, a transformação digital e ágil da folha de pagamento não deve ser tratada como algo acessório, por tratar-se de área que possui uma rica gama de informações de negócio e percepção de desempenho.
Se você quiser saber mais como sua folha pode integrar-se totalmente aos seus processos de RH, desde recrutamento, admissões, controle de ponto, até o pagamento de seus colaboradores, não deixe de falar conosco!
Temos soluções de integração que permitem que sua empresa tenha os processos de RH enxutos e Ágeis, evitando tempo com tarefas repetitivas e manuais, e de quebra, melhorando a experiência de seus funcionários.
Lembre-se: a transformação digital é uma realidade, em todas as áreas das empresas, e isso inclui o RH como um todo e não em apenas uma parte.