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Escrever OKRs é uma arte, e não uma ciência

Muitas pessoas quando ouvem OKR sentem uma alergia a acrônimos entrar em cena, repentinamente.

Afinal, são tantos os frameworks, acompanhados de acrônimos, que é difícil  não se perder na sopa de letrinhas, confundindo OKR com outros como KPI´s, BSC, SMART, etc.

A consequência é que muitos fazem da forma errada, pelo menos no começo. Mas tudo bem. Afinal, é necessário analisar os erros e formatar modelos que te auxiliem rumo à prosperidade.

A mudança tem relação direta com a cultura da empresa, já que também é comum as pessoas perceberem essas iniciativas como um trabalho adicional, ainda que fique claro que os resultados visam melhorar a empresa e até mesmo a experiência de seus próprios colaboradores.

Mas existem muitas outras questões a serem observadas, para que o framework alcance as respostas desejadas.

Neste post queremos compartilhar um pouco do que aprendemos com os OKRs, em um ano de experiência. Foram muitos erros, acertos e, o principal, a aprendizagem contínua que o framework pode propiciar.

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Um OK o que??? O comum e o incomum sobre OKR

Caso você ainda não saiba, OKR significa “objectives and key results” ou, em bom tupiniquim, Objetivos e Resultados Chaves.

Foi adotada, por exemplo, pelo Google quando eles possuíam poucos colaboradores, mas que continua sendo utilizada até hoje. Além do Google, a lista de empresas que utilizam OKR é enorme: LinkedIn, Dropbox, GoPro, só para citar algumas.

De forma simplificada, os OKRs são um conjunto de objetivos inter-relacionados, alinhados com as estratégias da organização e que contribuem para alcançar os resultados desejados.

Mesmo não sendo um conceito novo, muitos ainda se confundem com a metodologia. Por isso, é importante que você saiba o que não é OKR:

O que não é OKR:

  • Metas subjetivas ou pouco específicas
  • Lista de tarefas
  • Metodologia “engessada” e limitadora
  • Método de gestão vertical, com foco em tarefas e comandos

Agora, vamos ver por quê você deve usar OKR na sua empresa.

Porque usar OKR?

A metodologia OKR pode trazer vários benefícios para a sua organização. Afinal, não é à toa que ela é usada pelas maiores empresas do mundo.

Basicamente, ela “ataca” positivamente três pontos importantes:

  • Aumenta a produtividade do trabalho
  • Resolve os problemas de comunicação e alinhamento da sua empresa
  • Aumentar o engajamento e a motivação das pessoas que trabalham com você

Acho que agora você se animou com o OKR, certo?

Mas, nem tudo são flores na implantação da metodologia. Siga para o próximo tópico e descubra por quê.

Os erros que cometemos

Apesar do OKR possuir muitas vantagens e de ser uma metodologia simples, se não tomarmos alguns cuidados é fácil errar a mão e cometer erros que jogam por terra todos os benefícios.

Pensando nisso, vamos falar um pouco dos principais erros que cometemos aqui na empresa para que você não faça igual, ok?

Timeline

O Timeline representa os principais processos que garantem a perfeita execução da metodologia. A partir dele, os OKRs são aplicados de forma eficiente e integrados à cultura da empresa.

Na teoria é bonito. Na prática, para quem começa, é bastante difícil ter um timeline realmente eficiente de OKR.

Por exemplo, quando começamos a implementação aqui na empresa não existiam tantas informações quanto atualmente. Era comum a equipe ficar meio confusa, estabelecendo Key Results de forma rasa, ou que não podiam ser medidos, ou impossíveis de decifrar.

O que aprendemos, meio na marra, foi que são necessários seguir alguns “rituais” para que a metodologia seja aplicada com sucesso e seja inserida em uma cultura organizacional focada em resultados.

Vamos ver quais foram esses rituais:

Formulação: é o ritual inicial, onde os objetivos são configurados e os times se reúnem para construir as metas de maneira participativa. Isso aumentou muito o engajamento e o accountability do nosso time.

Validação: este ritual é necessário para deixar bem transparente e validar os OKRs definidos para a empresa e para os times. Assim, pode-se verificar se os objetivos são coerentes e estão com o mesmo grau de dificuldade para todas as áreas. Aqui na empresa foi extremamente importante a participação de todos os envolvidos, pois, gerou o comprometimento necessário para o cumprimento das metas.

Progresso: esse ritual serve para o time analisar se os seus esforços estão trazendo os resultados desejados, ou seja, se estão caminhando em direção aos OKRs. Sugerimos reuniões quinzenais para identificar e comemorar as conquistas, e realizar os ajustes necessários.

Legado: esse ritual pode ser feito trimestralmente, com o CEO da empresa apresentando os resultados alcançados. O foco deve ser no aprendizado e não em apontar culpados, o que pode ser prejudicial para a cultura de resultados da empresa.

A formalização destes rituais foi crucial para a implementação inicial da nossa  metodologia OKR.

Cultura

Para que os OKRs tenham um bom funcionamento dentro das empresas, é vital que a cultura de objetivos seja disseminada e adotada por todos os times e colaboradores.

O problema são as empresas de mentalidade mais conservadora, onde os gestores querem “empurrar” as metas de cima para baixo, sem ao menos conversar com a equipe.

Isso gera má vontade e desmotiva os colaboradores que serão os responsáveis por colocar os OKRs em prática. Por isso, é necessário implantar a metodologia OKR de forma conjunta e transparente.

Mas como fazer isso?

Aproveitando que os OKRs são uma forma de comunicar de maneira clara o propósito do negócio para as pessoas que participam dele. Crie uma cultura onde os colaboradores possam propor soluções e arriscar sem medo das consequências.

Assim, você poderá estipular os resultados-chave de forma conjunta e transparente, mantendo toda a companhia unificada, movendo-se na direção correta.                                                                                 

Desempenho

Já dizia o pai da administração, Peter Drucker:

Se você não pode medir, não pode gerenciar.

Apesar da mensuração de resultados ser um ponto central na metodologia OKR, muitos empresários ainda se apegam ao pensamento de que gestão tem a ver apenas com pessoas.

Aqui na empresa esse foi um dos aprendizados mais importantes: acompanhar métricas e analisar dados não significa abandonar o lado humano da organização.

Pelo contrário, as decisões embasadas nas métricas possibilitam tornar o ambiente de trabalho um local mais justo, agradável e colaborativo.

Daí a necessidade de inserir na cultura organizacional a necessidade da mensuração dos resultados dos OKRs.

Existem várias maneiras de fazer isso como, por exemplo:

  • Quebrar os objetivos maiores em metas menores e dividir a responsabilidade do acompanhamento entre os membros do time;
  • Ser transparente na comunicação do quanto o uso dos dados medidos é importante para a empresa e para o desenvolvimento do trabalho deles;
  • Usar os dados para melhorar os processos e dar feedback para os colaboradores, mostrando como eles podem melhorar sua produtividade;

Essas ações, com certeza, ajudarão você a implantar uma cultura de desempenho na empresa ao mesmo tempo em que aplica a metodologia OKR com sucesso.

OKRs mal escritos

Este é um erro muito comum e o que mais afeta o método. Não é à toa que o título do artigo se refere a isso.

A metodologia OKR prevê a delimitação de objetivos e resultados-chave para alcançá-los. Porém, um erro comum é determinar que um objetivo é uma meta geral e os resultados-chave são atividades para chegar até ela.

Isso nada mais é do que colocar as atividades no papel e dividir as funções para alcançá-las.

A metodologia OKR vai além, onde o objetivo deve ter um conceito maior, inspiracional e motivador, onde os resultados-chave são as metas que queremos alcançar. E elas precisam ser mensuráveis.

Em todo o processo, é importante ter em mente a entrega de valor para a organização.

Outro problema comum é fazer uma longa lista de todas as coisas que você e sua equipe estão fazendo. As coisas mais triviais da organização não precisam estar lá.

Os OKRs são seus itens de maior prioridade, apenas.

A aprendizagem

O nosso maior aprendizado com a implementação do OKR foi o aumento do accontability aqui na empresa. Falamos sobre isso em um post anterior: https://blog.hxca.online/2019/02/15/accountability-e-a-nova-contabilidade/

Os OKRs são uma ferramenta ótima para motivar e engajar as pessoas a trabalharem de forma conjunta, sendo natural que também promova o accountability, contribuindo para a aprendizagem contínua, tanto da empresa, quanto das pessoas.

Estes foram os aprendizados de uma empresa de contabilidade sobre OKRs, mesmo que o framework seja mais utilizado em empresas de tecnologia.

Na verdade, também nos consideramos uma, afinal, aplicamos conceitos de lean e métodos ágeis em processos administrativos que se relacionam com a folha de pagamento, contabilidade e tributos, visando melhorias contínuas, para que nossos clientes tenham uma experiência incrível.

Quer contar com uma contabilidade moderna, que visa não apenas o cumprimento da burocracia, mas também a eficiência de todos os processos relacionados à contabilidade? Fale com a gente.

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