A Contabilidade na nuvem otimiza o uso da tecnologia, tornando-a um traço cada vez mais marcante na forma como as empresas enfrentam os desafios do crescimento, buscando ampliar as vendas e aumentar a lucratividade.
A utilização de recursos tecnológicos de ponta revela-se mandatória mesmo nos departamentos que não estão diretamente ligados às atividades comerciais, uma vez que eles também podem contribuir para que os resultados da organização alcancem patamares ainda maiores.
Este é exatamente o caso da área de Contabilidade (seja ela um departamento próprio da empresa ou um escritório parceiro externo) ao utilizar os recursos e as ferramentas que o sistema de armazenamento em nuvem oferece.
Ao usar essa tecnologia, os resultados da atividade contábil não ficam limitados a ganhos de agilidade, eficiência e de produtividade dentro do próprio setor.
Ao contrário, proporcionam à empresa benefícios que rompem as fronteiras departamentais e que atendem às necessidades do empreendimento todo, oferecendo, por exemplo, grande redução de custos em infraestrutura de informática e na utilização de materiais e recursos físicos de escritório.
Para que você possa entender melhor como a Contabilidade na nuvem aumenta a eficiência da sua empresa, fique com a gente neste conteúdo. Vamos explicar o que é a tecnologia de armazenamento em nuvem e quais são as vantagens que ela oferece ao seu negócio.
O que é Contabilidade na nuvem?
A Contabilidade na nuvem é uma tecnologia que se baseia no uso de plataformas eletrônicas 100% online (cloud computing), reforçando, portanto, o modelo de gestão contábil conhecido como Contabilidade Digital.
Nela, a tradicional infraestrutura física de TI (Tecnologia da Informação), formada por computadores conectados a um servidor local, com softwares específicos instalados nas máquinas, é colocada de lado.
Em vez disso, as atividades acontecem de maneira remota, realizadas dentro da nuvem de informações formada pelos milhares de servidores que estão espalhados pelo mundo e estão conectados entre si pela internet.
Isso significa que as informações da empresa armazenadas no sistema estão permanentemente disponíveis, uma vez que, se houver a eventual queda de um servidor, outro já é acionado para tomar seu lugar.
Assim, quando o assunto é Contabilidade na nuvem, estamos falando de sistemas online total e permanentemente conectados, que permitem ao escritório contábil realizar suas atividades de maneira ágil e desburocratizada.
Esse ganho de produtividade e, principalmente, de tempo permite ao contador estreitar o relacionamento com a empresa, oferecendo serviços adicionais, como a Contabilidade Consultiva, em que lança um olhar contábil sobre a gestão do empreendimento.
Por que a Contabilidade na nuvem aumenta a eficiência das empresas?
A chegada da cloud computing ao universo corporativo trouxe uma série de benefícios e oportunidades para as empresas, independentemente do seu porte ou segmento de atuação.
No caso da Contabilidade na nuvem, a tecnologia proporciona mais agilidade à gestão financeira, tributária e fiscal do negócio.
Atividades contábeis como a geração de relatórios, confecção de guias de pagamento e guarda de documentos, entre outras, são realizadas digitalmente. Em outras palavras, é a era da Contabilidade sem papel.
Da mesma forma, estão disponíveis de maneira organizada para que todos os usuários autorizados possam acessar os dados a qualquer momento, seja na empresa ou mesmo em um dispositivo pessoal fora do ambiente de trabalho.
Confira a seguir alguns dos principais benefícios que a Contabilidade na nuvem proporciona:
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Mais agilidade e produtividade nos serviços contábeis
A Contabilidade na nuvem permite que diversas tarefas contábeis essenciais sejam automatizadas.
Isso faz com que se elimine o risco de haver retrabalho devido a erros humanos que são normalmente cometidos em atividades manuais e repetitivas, como lançamentos contábeis, digitação de informações e controle de documentos de movimentações financeiras.
Além disso, o acesso remoto e facilitado às informações tornam mais ágeis e produtivos os serviços que a Contabilidade oferece, uma vez que todos os documentos encontram-se online, não existindo mais a necessidade de buscá-los em arquivos físicos.
Esses ganhos de agilidade e de produtividade revelam-se um importante diferencial estratégico para a empresa, pois permitem aos gestores realizar as tomadas de decisão em condições mais favoráveis e em menos tempo.
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Acesso às informações em tempo real
A Contabilidade em nuvem permite que a gestão das informações financeiras e contábeis possa ser feita em tempo real, já que os arquivos podem ser acessados simultaneamente por mais de um usuário credenciado.
O sistema permite que os gestores da empresa e os contadores possam gerenciar e compartilhar de maneira eficiente todos os arquivos armazenados na nuvem, como documentos e relatórios fiscais, faturas, comprovantes de despesas, contratos, entre outros.
Isso é especialmente interessante no caso de a empresa contratar os serviços externos de um escritório de Contabilidade e precisar realizar reuniões virtuais para falar sobre os números, o que permite ao contador prestar um serviço ainda mais personalizado ao seu cliente.
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Maior segurança no armazenamento e acesso às informações
A total segurança das informações é um dos principais benefícios que a Contabilidade na nuvem oferece.
Todos os arquivos relacionados a documentos e relatórios contábeis são armazenados nos servidores que formam a rede remota sendo submetidos a backups periódicos e automáticos.
Assim, caso ocorra algum problema, as informações são recuperadas rapidamente, sem que haja qualquer perda ou adulteração em seu conteúdo.
Além disso, as informações armazenadas na nuvem são protegidas por diferentes camadas de criptografia, somente decodificadas para os usuários devidamente autorizados pelo sistema ao inserirem suas senhas de acesso.
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Atualização automática
Ao utilizar o modelo de Contabilidade na nuvem com atualização automática, a empresa e/ou escritório contábil tem a garantia de manter constante o seu fluxo de trabalho, uma vez que não é necessário efetuar upgrades do sistema ou o download de qualquer software ou aplicativo.
Isso proporciona mais segurança e confidencialidade às informações e elimina a necessidade de realizar o gerenciamento de servidores.
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Redução de custos
A utilização da Contabilidade em nuvem permite realizar cortes drásticos nas despesas com TI, tornando desnecessária a aquisição de servidores, computadores dedicados e softwares contábeis especializados, bem como a contratação de serviços de manutenção de Informática.
Também há a redução do uso do papel e de tinta para impressão, elevando a capacidade de sustentabilidade da empresa.
Além disso, menos papel significa menos espaço físico necessário para o arquivamento de documentos e relatórios, e para o estoque de pastas, impressoras, cartuchos de tinta e outros materiais.
Toda essa economia contribui para potencializar os resultados financeiros da organização.
Sem contar que o sistema também assegura a preservação dos dados contra o ataque de hackers ou de vírus / malwares.
Outra questão relacionada à segurança das informações diz respeito ao próprio modelo de armazenamento digital, que substitui a prática de guardar os documentos em arquivos físicos.
Conclusão
O uso da Contabilidade na nuvem é uma maneira inteligente das empresas realizarem o gerenciamento estratégico de seus negócios.
Os benefícios que a tecnologia traz vão além das facilidades que ela proporciona às atividades contábeis.
A Contabilidade na nuvem oferece à companhia benefícios como aumento da eficiência no trabalho, maior faturamento, produtividade e lucratividade, e mais facilidade e agilidade no acesso às informações que contribuem para que as tomadas de decisão por parte dos gestores sejam mais assertivas.
E aí?! A Contabilidade na nuvem tem espaço na sua empresa? Se você começa a considerar essa possibilidade, então prepare-se para alavancar o crescimento do seu empreendimento.
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