Todo gestor de empresa sabe que o planejamento estratégico e a administração dos negócios estão diretamente ligados a um bom controle financeiro e, principalmente, práticas e processos contábeis que traduzam claramente a saúde do empreendimento por meio dos números apresentados.
No que se refere à Contabilidade, a maneira como são feitos os registros de pagamentos e recebimentos, a gestão de contas a pagar e a receber e a análise de previsões relativas às entradas e saídas de caixa é determinante para o sucesso do planejamento da empresa tanto no momento atual quanto no futuro.
É nesse contexto que duas práticas contábeis distintas – o Regime de Caixa e o Regime de Competência – surgem como alternativas para a contabilização das contas do empreendimento, cada qual com vantagens e desvantagens, mas ambas tendo como objetivo principal a otimização da gestão empresarial.
Neste artigo, vamos entender o que vem a ser cada um desses regimes, de que forma eles registram os diferentes eventos contábeis e porque são importantes na condução dos negócios! Boa leitura!
O que são eventos contábeis?
Eventos contábeis são todas as movimentações de entrada e de saída de recursos que acontecem no caixa de uma empresa e que influenciam diretamente o seu patrimônio.
Cabe à área de Contabilidade efetuar o registro destes eventos contábeis, de maneira a “contar a história financeira” da empresa ao longo do tempo.
Assim, o principal objetivo do Regime de Caixa e do Regime de Competência é estabelecer uma rotina contábil que permita identificar e contabilizar os diferentes lançamentos, dentro dos parâmetros definidos em cada modelo.
O que é Regime de Caixa?
O Regime de Caixa tem como principal característica o registro dos recebimentos (entrada de recursos) e pagamentos (saída) na data exata em que cada evento contábil ocorreu. Assim, este regime não leva em conta a data em que o fato gerador (compra ou venda) ocorreu efetivamente.
Para exemplificar, vamos supor que a empresa efetuou uma venda parcelada em 10 vezes. No Regime de Caixa, o registro do evento contábil ocorre apenas na data em que o cliente efetua o pagamento de cada parcela mensal, não importando quando a venda foi feita. Além disso, o valor registrado é o da parcela, e não do valor integral do produto ou serviço adquirido.
O Regime de Caixa é mais simples de ser implementado e é bastante utilizado na análise e controle de fluxo de caixa. Por ser um modelo em que os erros contábeis são praticamente nulos, é o mais comum de ser encontrado nas empresas.
O que é Regime de Competência?
O Regime de Competência é aquele em que as receitas e despesas são registradas no mesmo dia que a compra, venda ou qualquer outra ação que gere um evento contábil é realizada.
Neste modelo, se a empresa realiza uma compra ou uma venda parcelada em, por exemplo, 12 vezes, o lançamento do evento contábil não é feito a cada parcela, mas sim de forma integral no momento em que for efetivado.
O Regime de Competência é considerado pelos contadores um método de análise da situação econômica da companhia mais fidedigno à realidade do que o Regime de Caixa, sendo utilizado, até mesmo, na captação de recursos externos para a empresa.
Tanto é assim que ele é utilizado na confecção de vários relatórios financeiros e contábeis importantes, como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), que indica o resultado financeiro de uma empresa durante um determinado período de tempo.
Quais são os benefícios e as desvantagens de cada regime contábil?
A máxima de que a Contabilidade não é uma ciência exata, apesar de lidar com números, pode ser comprovada pelo fato de que os dois regimes contábeis – o de Caixa e o de Competência – são igualmente valiosos na execução do planejamento e gestão financeira, ainda que tragam benefícios e tenham algumas desvantagens.
Vamos conferir?
1) Regime de Caixa
Benefícios
- Grande rastreabilidade – aponta com precisão as receitas e despesas, funcionando praticamente como um extrato de conta que aponta as entradas e saídas, e suas respectivas datas.
- Liquidez – considera apenas os recursos que a empresa realmente dispõe no caixa, trazendo dados atualizados dos saldos de receitas e despesas, o que facilita honrar os compromissos.
- Confiabilidade – por possibilitar o controle diário das transações, torna mais fácil e confiável a gestão de caixa.
Desvantagens
- Regime limitado a pequenas empresas – o Regime de Caixa é indicado apenas a empresas de pequeno porte, optantes do Simples Nacional. Médias e grandes empresas, que utilizam o Lucro Presumido ou o Lucro Real como regime tributário, devem usar o Regime de Competência.
- Dificuldades na transição – a empresa que opta por sair do Regime de Caixa para o Regime de Competência demanda um tempo de adaptação e maior atenção aos lançamentos, a fim de evitar inconsistência nos registros dos eventos contábeis.
- Controle de passivos – o Regime de Caixa não traz muita clareza às contas a pagar, especialmente no que se refere às despesas parceladas, o que pode dificultar o acompanhamento dos passivos da empresa.
2) Regime de Competência
Benefícios
- Maior precisão – o regime traz informações mais completas sobre contas a pagar e a receber, o que torna a análise dos registros mais precisa.
- Rastreamento – oferece uma visão mais ampla da saúde financeira da empresa, uma vez que os registros de entrada e de saída são rastreados. Isso permite, entre outros aspectos, a possibilidade de planejar melhor investimentos de médio e longo prazos.
- Economia no pagamento de impostos – em termos de longo prazo, empresas optantes do Lucro Real podem aproveitar a depreciação de ativos para economizar em valores destinados a impostos.
Desvantagens
- Pagamento adiantado de impostos – pode ocorrer de o vencimento dos impostos ocorrer antes de a empresa ter recebido seus pagamentos dos clientes, já que o valor dos tributos se baseia nas vendas feitas e não na receita que já entrou no caixa.
- Regime mais complexo – o Regime de Competência possui regras que o tornam mais complexo que o Regime de Caixa, o que demanda mais atenção e conhecimento por parte da área de Contabilidade.
- Discrepâncias entre os registros e o caixa – por fazer uso de provisões, o Regime de Competência pode não indicar o montante de recursos que efetivamente está no caixa. Isso significa que a empresa pode não ter de fato ainda o dinheiro que os registros apontam, uma vez que existem recebimentos já registrados que ainda não foram realizados e que, portanto, não estão disponíveis.
Conclusão
Como visto, cada regime possui características próprias e a opção de utilizar um ou outro depende de uma série de variáveis, que vão desde o porte, o perfil e os objetivos da empresa, até o regime tributário no qual ela está inscrita.
Por essa razão, a decisão entre Regime de Caixa e Regime de Competência deve ser feita com muito critério, analisando as condições da empresa, para identificar aquele que trará melhores benefícios.
Assim, é fundamental contar com o suporte de um escritório contábil que, além de conduzir a rotina burocrática, também ofereça à empresa sua expertise na gestão dos negócios, por meio das diretrizes da Contabilidade Consultiva, dando apoio a aspectos como planejamento financeiro e tributário.
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