Empreender no Brasil não é fácil.
As altas taxas de mortalidade de empresas nos primeiros anos de funcionamento estão aí para comprovar isso.
O que, talvez, você, empresário, não saiba, é que 60% das causas de mortalidade de pequenas e médias empresas, estão associadas a área financeira.
Não somos nós que estamos dizendo. É uma pesquisa do Sebrae.
Significa que o controle financeiro é o calcanhar de Aquiles da maioria dos donos de negócios.
Desequilíbrio no fluxo de caixa, ausência de verificação diária das contas, planejamento de despesas e investimentos com antecedência, entre outras coisas, podem levar a empresa ao caos.
Quando isso ocorre, geralmente se nota uma confusão muito grande entre papéis, tabelas e planilhas, o que, além de gerar retrabalhos, faz com que informações valiosas se percam.
Um gestor, ao tomar decisões com base em dados não muito confiáveis, tende a cometer erros que muitas vezes pode significar o fechamento das portas de sua empresa.
Uma das soluções mais eficientes, que já vem sendo adotada por muitas empresas, é a terceirização do processo financeiro, assunto deste post.
Falaremos de metodologias Ágeis nos processos financeiros e como isso pode tornar a sua gestão mais enxuta e eficiente, além de salvar a sua empresa dos índices de mortalidade do Sebrae.
O que é BPO Financeiro
Você já ouviu falar em Business Process Outsourcing (BPO)? Em bom português, significa Terceirização de Processos de Negócio.
O BPO costuma ser utilizado para terceirizar as atividades que não estão ligadas ao objetivo fim da empresa, sendo estabelecidos processos para que essas atividades sejam realizadas de maneira integrada.
Neste contexto, é comum as empresas terceirizarem funções como manutenção, administração e marketing. Mas delegar o controle das finanças a um profissional externo é um passo além.
No entanto, os benefícios são enormes (como veremos mais adiante), principalmente se o profissional executor do BPO financeiro for o seu contador.
O objetivo é que a integração entre financeiro e contabilidade proporcione segurança e suporte para a gestão, se tornando importante para a sobrevivência do seu negócio.
Quais processos podem ser terceirizados
Praticamente, todas as atividades financeiras podem ser terceirizadas. Alguns exemplos são:
- Conciliação Bancária
- Elaboração do Fluxo de Caixa
- Contas a Pagar
- Contas a Receber
- Gestão de Indicadores de Desempenho Financeiro
- Análise de Crédito
- Emissão de Documentos Fiscais
As empresas que obtiveram sucesso nesse processo comemoram os resultados, pois nada melhor do que contar com pessoas experientes que oferecem insights valiosos sem os altos custos de um departamento próprio dedicado a essa tarefa.
Por que terceirizar?
Existem diversos benefícios que o BPO financeiro trará para sua empresa. Primeiro, ele permite que você foque todos os seus esforços na atividade-fim do negócio.
Sua dedicação ao financeiro será voltada para a análise e tomada de decisão estratégica do negócio, e não para a execução de processos.
Segundo, você poderá reduzir os custos operacionais e a quantidade de processos necessários à gestão de finanças e contabilidade, abrangendo, inclusive, a redução de encargos trabalhistas, uma vez que é muito mais prático e barato manter a terceirização do que contratar equipes próprias.
E, por fim, seu contador se tornará um parceiro estratégico, fornecendo dados precisos, originados da integração entre os setores contábil e financeiro, para a avaliação da saúde financeira e crescimento do negócio.
BPO Financeiro Ágil
O BPO financeiro pode ser ainda mais otimizado através do uso da metodologia ágil.
Infelizmente, ainda existe a crença de que metodologias ágeis só servem para empresas de tecnologia, o que não é verdade. O Ágil está em todo lugar e pode ser aplicado em qualquer área ou empresa.
Selecionamos um trecho de um artigo bem legal, do pessoal do RunRunit, sobre métodos ágeis para todos tipos de equipe:
Mais do que adaptar um ou outro princípio ágil, equipes não técnicas podem utilizar métodos ágeis como guia para repensar a gestão de seus projetos. É uma maneira de enxergar o trabalho e realização de tarefas que podem, sim, trazer muitos benefícios para equipes de todas as áreas. Os próprios princípios ágeis deixam isso claro:
- Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado;
- Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento.
- Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente.
- Entregar frequentemente software funcionando, de poucas semanas a poucos meses, com preferência à menor escala de tempo.
- Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto.
- Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho.
- O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face.
- Software funcionando é a medida primária de progresso.
- Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente.
- Contínua atenção à excelência técnica e bom design aumenta a agilidade.
- Simplicidade–a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado–é essencial.
- As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes autoorganizáveis.
- Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo.
Mas a realidade é que, geralmente, o departamento de finanças não possui a cultura de revisar o valor gerado pelos projetos, tanto para clientes internos quanto externos, à medida que prosseguem.
E trabalhar de maneira Ágil requer avaliação contínua do valor que está sendo entregue.
Isso significa que os projetos que não estão entregando valor podem ser identificados e finalizados antes de causar algum tipo de prejuízo. Por outro lado, aqueles que entregam, podem ter sua continuidade e investimento ampliados.
Para equipes de finanças, isso pode ser um desafio particular, já que historicamente as mudanças acontecem com pouca frequência nas práticas financeiras.
Por isso, muitas vezes, os departamentos financeiros são culpados por desacelerar a inovação ou por criar uma ruptura cultural, provocada por pela famigerada meia transformação digital.
O Ágil em processo contábeis e financeiros será tema de um próximo post, onde detalharemos como ele pode ser introduzido na sua empresa.
Aqui, queremos apenas dizer que unir um método ágil no BPO financeiro proporcionará mais qualidade aos processos da sua empresa, ampliando os benefícios citados anteriormente.
Mas alertamos que o mercado ainda conta com poucos profissionais com know-how para aplicação de métodos ágeis, em processos financeiros.
Em vez de gastar tempo e recursos preciosos no recrutamento de equipe interna, você pode contar com especialistas para isso.
Fuja da mortalidade e profissionalize sua gestão financeira
Na pesquisa do SEBRAE que comentamos no início, a má gestão financeira, mais precisamente a ausência do fluxo de caixa, foi um dos principais motivos do fechamento das micro e pequenas empresas
A ausência do controle do fluxo de caixa pode levar a problemas como inadimplência, falta de capital e falta de lucro.
Além de outras consequências graves como, por exemplo, ficar vulnerável a eventuais mudanças de mercado, não possuir um planejamento financeiro confiável e não prever quando e em quanto tempo terá uma sobra de caixa.
Um time de especialistas em softwares financeiros e contábeis, cuidando das rotinas financeiras de sua empresa, jamais deixaria isso acontecer.
Por exemplo, um simples relatório semanal ou mensal de fluxo de caixa ajudaria a compreender os resultados da empresa, a prever lucro ou prejuízo no mês e a controlar o capital de giro.
Além disso, também serviria como apoio para tomada de decisões estratégicas como deixar de vender um produto ou mudar a forma de pagamento de um determinado serviço.
Aqui, na HX, nós somos especialistas em tratar as finanças com a utilização de métodos ágeis (sim, nós já usamos!), para que seus processos de contas a pagar, a receber e fluxo de caixa, sejam sempre eficientes, agregando valor ao seu negócio.
E podemos transformar digitalmente sua área administrativa, com softwares em nuvem totalmente integrados para tornar sua gestão enxuta e ágil, de forma totalmente online.
Assim, você tem tempo para cuidar do seu core business e do que te faz feliz. E ainda se livrar da taxa de mortalidade do Sebrae.
Quer saber mais sobre nossos serviços? Entre em contato.