Você já parou para pensar que nossa vida, seja no âmbito pessoal ou profissional, está sempre rodeada de sonhos?
Pois é… E, o que vem a ser sonhos? São anseios que nos motivam a encarar o dia a dia.
No entanto, para alcançá-los, traçar um plano é fundamental!
Planejar vai te dar o norte, você vai entender quais percalços serão enfrentados no caminho, e aí, na hora mais acertada, realizar o tão esperado objetivo.
Portanto, se você almeja gerir a sua vida profissional e a sua empresa com mais fluidez, assertividade e eficiência, continue lendo este artigo!
Aqui, você vai compreender como a elaboração e gestão de projetos, somado a métodos ágeis, poderão auxiliar na realização de cada meta e/ou objetivo. Vamos lá?
O que é Gestão de Projetos?
Olha só, antes de entender o conceito proposto, é legal conferir a definição de projeto:
- Todo projeto deve ser único, com começo e fim definidos, com etapas progressivas, com recursos (humanos e financeiros) determinados, e por fim, com objetivos claros e reais!
Já a definição de Gestão de Projetos é:
- Quando se segue todos os passos traçados no planejamento; aplicando as técnicas, os conhecimentos e as habilidades estabelecidas no projeto, de maneira a alcançar o objetivo.
Visa, ainda, garantir que os resultados alcançados sejam positivos tanto para empresa quanto para os clientes; cumprindo prazos e custos determinados pelo projeto.
Uma boa gestão, não só promove uma ordem de execução do plano, realiza as etapas de forma contínua e integra as áreas envolvidas; mas também, monitora e controla todo projeto.
Quando o documento é bem gerido, os colaboradores inseridos, se sentem mais motivados, a empresa se torna mais ágil, eficiente e funcional.
A empresa agrega valor, ganha mercado e sai à frente dos concorrentes.
Mas, a fim de que os projetos sejam bem executados e objetivos alcançados, na sua plenitude, há diversos softwares desenvolvidos, que auxiliam por todo caminho do planejamento.
Na busca incessante de agilizar os processos, a fim de aumentar a participação dos colaboradores, o uso das ferramentas ágeis nos projetos tem sido cada vez mais constante.
E quais são as vantagens em utilizar tais ferramentas? Muitas! Veja as principais:
- comunicação mais eficaz, acertada e direta;
- rapidez nas tomadas de decisões;
- produtividade em alta;
- olhar macro e rápido para responder às crises internas e externas;
- rastreamento das tarefas com mais presteza.
Vale ressaltar, que quando dois ou mais pontos, acima, interagem, as relações dos públicos, tanto internos quanto externos, passam por uma melhora significativa.
Uso das ferramentas ágeis na Gestão de Projetos
A fim de que os processos sejam agilizados, com participação forte da sua equipe, resultando em transparência aos clientes; o uso de estratégias e ferramentas ágeis no decorrer do projeto tem que ser uma constante!
Porém, é somente através das metodologias ágeis (técnicas agrupadas que tornam mais eficientes a gestão de projetos) que as etapas de trabalho de um projeto, evoluem de maneira acelerada.
Assim, para que a metodologia seja colocada em prática, escolha abaixo as ferramentas ágeis que mais se encaixam em cada projeto desenvolvido pela sua empresa.
4 ferramentas ágeis na Gestão de Projetos
Lembre que, seus colaboradores poderão utilizá-las quantas forem necessárias ao seu projeto em ação, e, de maneira acertada, às vezes, integrando-as; obtendo resultados ainda maiores!
Trello
Ferramenta gratuita, funciona como um quadro, com as seguintes informações: distribuição de atividades, demonstra a posição da produção e seus responsáveis, determinando prazos.
São definidos colunas e cartões, mostrando com clareza o alinhamento entre gestores, clientes e colaboradores envolvidos no processo.
Com essa ferramenta a comunicação se torna clara e objetiva, pois de maneira bem simples organiza a tríade: o que fazer, quem vai fazer e quando será feito.
As colunas definem a situação de determinada tarefa, e os cartões deverão ser preenchidos com as atividades a serem realizadas.
As colunas mais comuns são: backlog (atividades previstas, mas que ainda não devem ser iniciadas); To Do (tarefas que ainda não foram iniciadas, porém, já possuem prazo e responsável. Em fila para a execução); Doing (atividades que estão sendo realizadas e os responsáveis) e Done (atividades já foram concluídas).
Porém, customizar é sempre possível, faça se assim desejar!
Veja os recursos que estão disponíveis na Trello: etiquetas, calendário, possibilidade de inserção de comentários dentro de cada cartão e viabilidade de anexar um ou mais documentos.
Então se o gestor de projetos almeja gerenciar o fluxo de trabalho visualmente, essa é a ferramenta!
Asana
Criada por Dustin Moskovitz (cofundador do FB), a plataforma possui um quadro intuitivo, com uma gestão ágil, permitindo que a equipe tenha uma visão clara de seus objetivos.
Funções? Facilita a distribuição de tarefas, define o tempo para a execução e contribui na hora de listar a prioridade de cada atividade.
Ampliar a produtividade e reduzir o retrabalho são resultados de fácil percepção quando aplicada essa ferramenta.
Ah! Você encontra a Asana em duas versões: uma gratuita e uma mais complexa que é paga.
Pipefy
Essa é uma ferramenta que influencia em todas as áreas do negócio. Fluxos de trabalhos são criados e automatizados em poucos minutos!
Com templates prontos para diversas áreas, incluindo a de Gestão de Projetos, você e sua equipe podem personalizar, editando da melhor forma para cada projeto.
E, como resultado, você terá workflows eficientes e dinâmicos com as melhores metodologias aplicadas.
Aqui também há uma versão gratuita e outra paga.
Notion
Ferramenta ágil que gerencia projetos, compartilha tarefas com outras pessoas, controla prazos, cria lista de tarefas e checklist e acompanha passo a passo das atividades.
E ainda possui agenda e calendário com visualização super facilitada!
O interessante da Notion é que se torna viável para cada setor da empresa, pois existem vários modelos adaptáveis!
Integrando as Ferramenta Ágeis
A fim de facilitar ainda mais a gestão, além da integração das plataformas, é estratégico a unidade de informações.
Para isso, integrar as ferramentas com os recursos de comunicações, planilhas elaboradas no Google, sistemas de automação de marketing, plataformas financeiras, entre outras, é de extrema relevância para o sucesso da Gestão de Projetos.
Faça de imediato uma arrumação na sua empresa, se necessário invista um bom tempo analisando as ferramentas ágeis apresentadas a você nesse artigo.
Seu tempo, inicialmente, investido nas escolhas, será muito bem aproveitado à frente, quando elas forem aplicadas de maneira assertiva e sustentável!
Caso ainda tenha dúvidas como proceder, estamos aqui para auxiliar a sua empresa, conte conosco!