O mundo moderno trouxe uma rotina frenética, onde profissionais e empresas buscam ter tempo para executar seus planos.
A corrida contra o tempo já se tornou um hábito, onde fazer uma entrega com um diazinho de antecedência pode significar ficar à frente dos concorrentes, ganhar novos clientes e fechar mais negócios.
Mas, será que toda essa correria é mesmo necessária? Ou, será mais uma questão de saber como usar a tecnologia a nosso favor, otimizando a gestão do tempo dentro das empresas?
Como já dizia o filósofo alemão Arthur Schopenhauer:
“As pessoas comuns buscam como passar o tempo, enquanto as pessoas de talento, como utilizá-lo.”
Por isso, neste post, vamos bater um “papo cabeça” sobre a importância do tempo e como utilizá-lo melhor dentro das organizações, adotando práticas modernas de gestão, enxugando processos e eliminando papéis ou arquivos desnecessários.
Mas não se preocupe que este será mais um post clichê com 5, 7 ou 9 dicas de produtividade que, até podem ser úteis, mas todo mundo já conhece.
Quer ver? Siga com a gente…
A reflexão sobre o tempo, de Salvador Dalí
A passagem do tempo foi a inspiração para uma das obras mais famosas do pintor espanhol Salvador Dalí, na década de 30.
Você sabia?
Salvador Dalí se tornou um ícone da arte por suas pinturas insólitas e desconexas, e influenciou as máscaras de bigode sinuoso usadas em uma das séries mais assistidas da atualidade, no Netflix, La Casa de Papel.
A própria série, sob a influência de Dalí, retrata a questão do tempo, mas um olhar destatento, pode levar a crer que se trata apenas de um roubo comum.
Afinal, o professor, que bolou o plano para a impressão de cédulas, na verdade, roubava o que havia de mais importante da mídia, do governo e da polícia: o tempo.
Na obra persistência da memória, criada por Salvador em 1931, relógios derretidos dão margem a diversas interpretações, mas quem olha atentamente aos ponteiros e números desfigurados têm a sensação de que há algo errado com o tempo.
Tire suas próprias conclusões:
A impressão de que os relógios estão adoecidos ganha ainda mais força nos dias atuais, em que qualquer tempo disponível sempre parece se transformar em insuficiente.
Conceito de tempo como recurso para as empresas
De acordo com Peter Ducker, considerado pai da administração moderna, o “tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que ele seja gerenciado, nada mais poderá ser.”
E é verdade. O tempo talvez seja o recurso mais escasso atualmente nas empresas, mas apesar disso, é um dos que mais se desperdiçam.
É o único ativo irrecuperável em comum, para todas as organizações, e sendo um recurso crítico, quando se utiliza, se gasta, e nunca mais estará disponível no mesmo momento e nem pelo mesmo custo.
É extremamente valioso porque está diretamente ligado ao que agrega valor, mas ao mesmo tempo, é o que as empresas tomam menos cuidado. Pode ser assim porque o tempo não aparece em demonstrativos de perdas e ganhos ou pior, porque parece ser gratuito.
Mas é claro que o tempo é um ativo administrável e dependendo da maneira como é administrado, pode gerar um grande diferencial para uma boa gestão.
E isso é questão de prioridade…
O tempo é questão de prioridade
A coisa mais importante para aprender sobre tempo, é que tempo é questão de prioridade.
Afinal, todos temos 24 horas, geralmente distribuídas entre nossas necessidades e aquilo que decidimos priorizar.
Quem não se lembra dos alertas de professores, nas escolas: “quem fizer a lição de casa na sexta, vai poder brincar no final de semana”.
Assim ocorre em outras fases da vida: os profissionais que sabem se organizar e avaliar suas prioridades, dificilmente são surpreendidos por trabalhos acumulados ou dificuldades.
Não que dificuldades não existam para eles, mas com bons critérios de priorização, se torna incomum a necessidade de apagar incêndios. E isso também se relaciona à proatividade
É como montar um lego. Antes de iniciar, você precisa ter uma visão geral do que será montado (seus objetivos) e depois escolher as peças corretas (suas prioridades), para alcançar o resultado pretendido.
Agora se imagine montando um lego de 100 peças, o que não é muito, sem uma visão geral (objetivo mal definido). Dificilmente serão encontradas as peças corretas (sem prioridades) e o resultado será desastroso.
Por isso, é muito importante definir suas prioridades para não cair em armadilhas do tempo.
Práticas modernas de gestão para economizar o tempo
Se o tempo é questão de prioridades, então, é muito importante adotar práticas modernas de gestão, para tornar a administração da sua empresa mais fácil.
As vantagens vão desde liberar mais tempo para você e sua equipe se dedicarem a ações mais estratégicas, até a disponibilidade de obter dados e informações em tempo real, que suportem a sua tomada de decisão.
As que falaremos aqui, dependem de duas coisas: organização das tarefas da sua empresa de forma mais eficiente e, em uma segunda etapa, usar a tecnologia atual a seu favor.
Vamos a elas:
Organize as tarefas
Não adianta pensarmos em ganhar tempo ou sermos mais produtivos sem antes refletir sobre os processos necessários à realização das atividades da empresa.
Portanto, primeiro vamos organizar a casa. Você precisa entender a rotina e os processos, se possível, os mapeando, para escolher a melhor maneira de organizá-los.
Para isso, separamos algumas perguntas para te ajudar:
- Quais são as atividades que mais demoram a ser concluídas?
- Quais são as dificuldades da minha equipe durante o processo?
- Quais são os trabalhos repetitivos, que podem ser unificados?
- Quais hábitos internos da empresa estão prejudicando a produtividade?
Estes são apenas exemplos para guiar você durante o processo.
Existem, também, diversas ferramentas que podem ajudar, como, por exemplo, as Matrizes GUT e de gestão do tempo, o método Getting Things Done (GTD), Kanban e mapas mentais, para desenhar os processos.
Todos elas podem ajudar você a priorizar o que é importante e identificar o que pode ser feito de outra forma ou, até mesmo, parar de ser feito.
Automatize os processos
Não tem como inserirmos modernas práticas de gestão do tempo na sua empresa sem falar de tecnologia. Atualmente, existem inúmeros softwares de gestão disponíveis no mercado que permitem automatizar processos que estejam sendo realizados de forma manual.
Assim, você consegue reduzir o volume de trabalho da equipe, diminuindo, também, o tempo necessário para executar essas atividades.
A revisão das atividades e processos sugerida no primeiro item é, justamente, para você identificar quais as tarefas que podem ser automatizadas.
Pode ser a implantação de um sistema de gerenciamento de estoque, um CRM que auxilie no suporte aos clientes, um software financeiro ou, até mesmo, de RH e controle de ponto. E, o mais importante, se implantar mais de um, eles devem ser integrados entre si, e com a sua contabilidade.
Reuniões Virtuais
As reuniões de negócios são extremamente importantes. No entanto, podem se tornar um ralo por onde se escoa toda a produtividade da equipe. Problemas de deslocamento, por conta de engarrafamentos, passagens aéreas compradas em cima da hora, estresse, correria….
E, quem nunca percebeu, depois que a reunião terminou, que nada foi resolvido ou que bastaria um email ou telefonema para tratar do assunto?
É claro, que existem reuniões que devem sim ser realizadas. Mas, tanto as úteis quanto as inúteis podem ser feitas de forma virtual, com apoio das novas tecnologias de comunicação.
Softwares de videoconferência, como Skype ou Hangouts, permitem interações com ótima qualidade, economizando um tempo precioso em deslocamentos. E, dinheiro também, pois, tornam desnecessários os custos com combustível, passagens, Uber, etc.
Armazenamento na nuvem
Tem gente que adora um papel. Parece que tudo tem que ser documentado e arquivado fisicamente. No entanto, é inegável que a tecnologia avançou a ponto de fornecer soluções totalmente confiáveis de digitalização e armazenamento de documentos.
A digitalização de documentos é o processo de conversão de papéis físicos em formato digital, que devem ser armazenados na nuvem, trazendo várias vantagens para o dia a dia da empresa.
Primeiro, o espaço de armazenamento físico diminui, ou seja, você pode se livrar daqueles fichários que ocupam espaço na sala.
Segundo, você consegue acessar e visualizar de qualquer lugar com internet, agilizando a disseminação das informações entre os gestores e a equipe. Isso faz com que se aumente a produtividade e a velocidade da tomada de decisão.
Terceiro que você pode compartilhá-los com clientes e fornecedores, para tornar a sua empresa paperless, o que também gera um diferencial sustentável.
Outra grande vantagem é o gerenciamento destes documentos, facilitando a identificação e o descarte daqueles que não são mais necessários.
Conclusão
Bom, esperamos ter ajudado você a perceber a importância do tempo e da utilização de práticas modernas de gestão para otimizar os processos da sua empresa, usando menos papel e planilhas.
Aqui na HX, temos como propósito salvar o mais importante recurso das empresas e pessoas: o tempo.
E, procuramos levar todos os conceitos que falamos neste post para nossos clientes. Por exemplo, nosso produto principal, é como um lego, composto por várias peças que se encaixam perfeitamente.
Quando você nos contrata, nós desenhamos os seus cenários administrativos e sugerimos a utilização dos melhores softwares, que se integram entre sí e com o nosso sistema de contabilidade, para que você economize tempo e possa cuidar do que te faz feliz, no final do dia.
Somos parceiros das melhores empresas de automação financeira, de RH e até mesmo controle de ponto, que são totalmente integrados ao nosso software contábil. Tudo isso para que o processamento de suas informações de folha de pagamento, fiscais e contábeis, seja totalmente digital, evitando trabalhos repetitivos, papéis e minimizando as chances de erros.
Fica tudo na nuvem, onde você pode acessar na hora que precisar ou quiser. Assim, sua empresa ganha tempo e produtividade.
Quer saber como funciona? Então, faça contato, mande um e-mail, ligue ou entre no nosso site para saber mais.