Final de ano é sempre aquela correria nas escolas. E não apenas nas salas de aula!
Provas finais, listas de aprovados, grupos de recuperação, planejamento das novas turmas para o próximo ano letivo que já vai começar… tudo isso agita os corredores e as salas dos professores, mas não para por aí.
Nos ambientes administrativos, também é hora de correr contra o tempo para “reunir toda a papelada” e preparar uma série de documentos e relatórios que precisam ser entregues aos órgãos públicos fiscalizadores, contando toda a história contábil, tributária e fiscal da instituição de ensino neste ano que está acabando.
A sua escola já está cuidando de todos os procedimentos burocráticos necessários para o fechamento contábil de 2022, para que possa começar o ano novo com o pé direito? Então, fique com a gente para saber o que sua instituição de ensino precisa fazer para ficar em dia com os prazos legais!
O que é fechamento contábil anual e qual é a diferença para o mensal?
O fechamento anual é um processo de geração de relatórios contábeis previsto no Código Civil (Artigo nº 1.179), ao qual as escolas também estão submetidas.
A norma determina que, por meio de um sistema padrão de Contabilidade, as instituições de ensino apurem uma série de itens relacionados ao resultado econômico alcançado durante o período.
Resumidamente, o fechamento contábil anual pode ser entendido como sendo o balanço da totalidade de transações e movimentações feitas pela instituição de ensino durante o ano, de maneira a demonstrar sua saúde financeira.
É importante ressaltar que existem diferenças entre o fechamento contábil anual com os que são realizados mensalmente.
Os fechamentos mensais apresentam os resultados daquele período específico e identificam eventuais problemas de ordem financeira e fiscal, o que permite à escola traçar estratégias mais imediatas de correção e de desenvolvimento.
O fechamento anual, por sua vez, traz o cenário do ano inteiro, não devendo ser interpretado como sendo apenas o relatório relativo a dezembro.
De qualquer forma, os fechamentos mensais são essenciais para elaborar o fechamento contábil anual. Por isso, devem ser confeccionados com o máximo de confiabilidade e precisão a cada período.
Que erros a escola deve evitar ao fazer o fechamento contábil anual?
Por ser um processo de extrema importância e para garantir que tudo seja elaborado corretamente, os profissionais da Contabilidade responsáveis por preparar o fechamento contábil anual devem se cercar de uma série de documentos que foram arquivados ao longo do ano.
É o caso das notas fiscais emitidas a clientes e recebidas de fornecedores, folha de pagamento de funcionários, recibos de pagamentos a autônomos, extratos bancários mensais, relatórios de fluxo de caixa, guias de impostos e contribuições e relatórios patrimoniais de cada mês.
Além disso, é preciso estar atento para não cometer alguns erros que podem trazer problemas futuros.
Para isso, é importante:
- Fazer o levantamento do balancete de verificação, conferindo se a soma de valores creditados bate com a soma dos valores debitados.
- Verificar se, de forma errônea, as contas de Ativos e Despesas estão com saldos devedores e se as contas de Passivos e Receitas têm saldos credores.
- Checar o prazo de realização dos saldos e conferir se foram classificados corretamente entre contas de curto prazo e de longo prazo.
Que documentos são obrigatórios no fechamento contábil anual?
A legislação estabelece três documentos obrigatórios que devem ser gerados e entregues anualmente pelas instituições de ensino. São eles:
1) DRE – Demonstrativo de Resultado do Exercício
É o documento que melhor exprime a situação financeira da escola, revelando se houve lucro ou prejuízo ao longo do ano.
2) Balanço Patrimonial
Tem por objetivo mostrar o tamanho do patrimônio da instituição de ensino, apresentando os valores de saldos bancários, volume de investimentos, propriedade de imóveis e outros bens, nível de crescimento em relação ao ano anterior etc.
3) DLPA – Demonstração de Lucros e Prejuízos Acumulados
Serve para demonstrar se houve e quais foram as alterações ocorridas no Patrimônio Líquido durante o ano, que tenham provocado mudanças no lucro ou prejuízo da escola.
Como elaborar o fechamento contábil anual?
O fechamento contábil anual tem como objetivo garantir o controle financeiro da instituição de ensino, contribuindo, inclusive, em outros aspectos, como governança e planejamento tributário.
Assim, ao ter acesso a relatórios com informações precisas e confiáveis, os gestores podem tomar decisões mais assertivas, determinando estratégias mais adequadas para o crescimento do negócio no próximo exercício.
Para que o cumprimento de todos os procedimentos relacionados ao fechamento contábil anual aconteça de maneira eficiente e para manter-se longe de problemas com o Fisco, vale a pena seguir alguns passos. Acompanhe
1) Ter em mãos as informações de cada mês
Reunir “toda a papelada”, seja fisicamente ou via armazenamento em nuvem, é o primeiro passo na elaboração do fechamento contábil anual.
Para isso, tenha em mãos os fechamentos contábeis mensais, bem como guias de impostos, folhas de pagamento, extratos bancários e outros documentos relacionados às movimentações financeiras e fiscais realizadas durante o ano.
2) Consulte os fechamentos mensais
As demonstrações financeiras mensais também fornecem informações claras a respeito do caixa e da situação patrimonial da instituição de ensino, sendo, portanto, essenciais para a elaboração do fechamento contábil anual.
3) Busque o suporte da Contabilidade Consultiva
Esta dica não se limita ao fechamento contábil anual, sendo extensiva ao planejamento e gestão financeira realizada pela escola durante todo o exercício fiscal.
A Contabilidade Consultiva permite à instituição de ensino alinhar as estratégias de crescimento com as demandas e oportunidades de mercado.
Isso porque o parceiro contador tem a chance de atuar de maneira diferenciada em relação aos interesses da escola, elaborando estratégias personalizadas em relação a preços, estrutura de custos, investimentos etc., além de cuidar da gestão de projetos para o ano seguinte.
Conclusão
A elaboração do fechamento contábil anual é um dos processos mais importantes para as instituições de ensino.
É a partir dos documentos e relatórios ali gerados que os gestores têm acesso às informações financeiras, tributárias e fiscais da escola, ganhando melhores condições para definir o planejamento estratégico para 2023.
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