As instituições de ensino têm um papel inquestionável para a sociedade. E, ao promover conhecimentos teóricos, formar cidadãos e contribuir para a transformação social, estará cumprindo seu principal objetivo: educar!
Mas, por trás da preocupação em manter a qualidade de ensino, faz-se presente o olhar atento quanto à sua sustentabilidade como uma empresa prestadora de serviço educacional. Portanto, cuidar da gestão financeira com zelo, planejamento e controle são extremamente necessários.
Neste artigo, o gestor financeiro escolar vai compreender que a junção da sua gestão com a contabilidade é o melhor caminho para o sucesso da instituição.
Como a contabilidade pode ajudar na gestão financeira escolar
A fim de manter a saúde financeira da instituição escolar, o gestor financeiro precisa ter uma visão panorâmica da empresa. Por isso, faz-se necessário:
- equilibrar as contas;
- compreender os indicadores do fluxo de caixa (despesas/custos gerais e operacionais);
- adotar boas práticas – registrando todo o movimento de entrada e saída;
- controlar as transações financeiras;
- analisar rentabilidade em novas oportunidades de negócios;
- fazer planejamento tributário.
Portanto, confira abaixo, a importância do trabalho integrado da gestão financeira com a contabilidade inovadora, automatizada e totalmente online e digital.
Papel da contabilidade na Instituição de Ensino
Nas instituições de ensino, principalmente nas privadas, as responsabilidades financeiras são extensas e quando mal executadas podem, inclusive, fechar as suas portas. Por este motivo, contar com o auxílio de um serviço contábil é primordial. Que visa principalmente cuidar, junto ao gestor financeiro, da saúde financeira da instituição.
Abaixo, seguem importantes pontos de ligação entre a gestão financeira e o escritório de contabilidade. Leia e entenda a relevância desse elo!
Gestor Financeiro e a Contabilidade
O gestor financeiro tem o objetivo de garantir a eficácia da instituição. E para isso, é necessário elaborar um planejamento das entradas e saídas dos recursos, por meios de análise e controle.
Para tanto, o controle do capital precisa ser muito bem apurado, com a finalidade de que as ações, abaixo descritas, sejam efetivadas com sucesso:
- pagamento de funcionários;
- manutenção e reforma da estrutura física;
- investimento em qualificação e inovação;
- aquisição e/ou reparo de equipamentos.
E, nessa hora, a ajuda do contador é fundamental, para trabalhar com o gestor na manutenção do capital de giro.
O escritório de contabilidade pode auxiliar as instituições de ensino, desde o cumprimento de tarefas básicas, como: contratação de novos colaboradores, controle do fluxo de caixa, registros de entradas e saídas, contas a pagar e receber e inadimplência.
E, como o papel do contador, hoje em dia, vai muito mais além das atividades acima, ele pode auxiliar a escola a se posicionar no mercado.
O controle financeiro através do fluxo de caixa e comparativo entre orçado x realizado
A visão macro do gestor e o olhar consultivo do contador vão definir, de maneira assertiva, onde a instituição deverá investir os recursos, sem que a qualidade de ensino seja afetada.
Por exemplo, um planejamento bem alinhado com a contabilidade permite que o gestor financeiro elabore o orçamento geral (receitas, impostos, custos, despesas) e mapeie todas as necessidades de investimento da escola (softwares, hardwares e outros).
Essas informações alimentarão o fluxo de caixa e o demonstrativo de resultado com os valores de entradas e saídas, em tempo real, sendo possível, compará-los com o movimento realizado mês a mês.
Controle de Despesas
Toda empresa que almeja sucesso elabora um plano de negócios, incluindo metas e objetivos, a médio e longo prazo, com o propósito maior de prestar um serviço com excelência.
Para tanto, no caso da instituição de ensino o controle de despesas está relacionado com:
- o quantitativo de matrículas;
- a capacidade e qualificação do corpo docente;
- número de inadimplências e
- reparos na estrutura da escola.
E assim, o gestor financeiro e o consultor contábil terão visibilidade dos custos fixos e variáveis mensais da organização, resultando no conhecimento do valor mensal.
E de posse do valor mensal, o contador ao emitir relatórios financeiros, possibilita que os gestores tenham decisões assertivas, eficientes e coerentes com o planejamento traçado.
Redução de Custos
A fim de que a escola não sofra com a falta de capital de giro, é importante a análise periódica em gastos desnecessários que podem ser eliminados ou otimizados.
Com isso, algumas despesas secundárias devem ser observadas, a fim de que, em momentos de crises, internas ou externas, não prejudiquem a saúde financeira da empresa.
Portanto, diminuir esses gastos, significa uma possível reserva nos cofres para quaisquer eventualidades futuras. Mas, como o foco da instituição é o aluno, ao mapear a redução de custos, a gestão não pode permitir cortes orçamentários que possam prejudicar o discente.
Assim, essa é uma ação primordial, que o serviço contábil, pode prever e calcular como a empresa deverá se comportar.
Contudo, o consultor contábil pode ir mais além, em:
- verificar possibilidades de reduzir o valor dos tributos, observando as leis tributárias;
- negociar com fornecedores;
- elaborar, com o gestor administrativo financeiro, um plano para otimizar o uso de água, energia e material de consumo.
Inadimplência
A principal receita de uma instituição financeira é o pagamento das mensalidades do aluno. E, quando ocorrem atrasos, todo o planejamento da escola sofre. Portanto, utilizar estratégias eficientes e coerentes é importante para que os resultados sejam positivos.
Aqui, vale contar com o serviço contábil, que junto ao gestor financeiro, criará processos de abordagens eficientes para solucionar o problema da inadimplência do cliente com a escola.
Uso de patrocínio e incentivos tributários como marketing
Atualmente, nos âmbitos federal, estadual e municipal existem diversos patrocínios/incentivos a algumas instituições que podem ser realizados pelas escolas, sem onerar o gasto orçamentário. É isso mesmo!
Um planejamento entre contabilidade, gestão financeira e marketing pode resultar em uma grande ação e melhoria na exposição de marca da escola, você sabia?
Conclusão
Após os pontos apresentados, deu para perceber que a integração da gestão financeira com a contabilidade favorece a instituição de ensino de maneira exponencial?
Pois é… as vantagens ao contratar um escritório de contabilidade para auxiliar a gestão financeira são inúmeras.
E, com a Contabilidade Digital ou Contabilidade 2.0, tudo se torna mais eficiente e rápido.
Confira aqui os principais pontos:
- dados são armazenados na nuvem;
- informações serão inseridas em tempo real de forma eficaz, rápida – com margem de erro quase zero;
- relação entre o contador e a empresa é mais próxima;
- otimização nos serviços contábeis e do tempo de entrega;
- margem de erro reduzida nos resultados contábeis e
- maior atenção às legislações.
Ao contratar uma contabilidade inovadora, tecnológica e digital sua instituição de ensino vai se destacar no mercado, permanecendo à frente dos concorrentes. Consulte-nos para formar uma parceria forte e coesa!