O começo de ano para instituição escolar é um grande desafio.
Estar preparada para receber os alunos, com plano de aula conforme planejado e professores prontos para começar o ano letivo faz parte da rotina anual.
Mas, a organização tem que acrescentar a este dia a dia atividades que cuidem da saúde financeira.
Afinal, toda instituição de ensino é uma empresa, e para tanto, tem que executar funções pertinentes ao controle financeiro.
Então, você que é gestor de ensino, siga lendo este artigo. Aqui, você vai encontrar dicas interessantes de como proceder financeiramente.
Controle Financeiro e a Instituição de Ensino
A gestão financeira tem um papel fundamental quando se trata em manter um bom funcionamento na instituição de ensino.
Conhecer e analisar as despesas e receitas, o fluxo de caixa, a folha de pagamento, os impostos/taxas, inadimplências, entre outros, é função do gestor financeiro da instituição escolar.
Para tanto, a fim de que tenha sucesso nas suas atividades, é importante criar um orçamento para alcançar as metas e os objetivos de maneira planejada e assertiva.
Confira algumas etapas para que um orçamento seja bem executado:
- identificar as receitas (matrículas, financiamentos);
- determinar as despesas (folha de pagamento, contas fixas, manutenção…);
- verificar quanto de recurso vai para cada área;
- monitorar o orçamento com frequência, e, por fim;
- revisá-lo, a fim de realizar reajuste se necessário.
Assim, ao atingir as melhores práticas, os resultados serão mais que satisfatórios, para isso, existem algumas dicas relevantes que podem ajudar muito na sua gestão.
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Planejando com eficiência
Para se ter controle de gastos, é preciso elaborar um planejamento financeiro detalhado. E, para isso, conhecer as receitas e as despesas da instituição é imprescindível.
Quanto às receitas, as mensalidades são as mais significativas.
Já as despesas, podemos considerar os custos fixos (contas de luz, água, folha de pagamento, aluguel…) e custos variáveis (manutenção, transportes, terceirização…).
Peça auxílio do seu consultor contábil, para que ele possa elaborar, com você, um plano que proporcione ao setor financeiro uma visão clara, de como otimizar os recursos, definindo as prioridades da escola e controlando orçamento.
Quanto mais você detalhar o planejamento financeiro, mais controle você terá.
Fazer a conciliação diária, registrando a origem de tudo que entrou e de tudo que saiu, monitorando os saldos e os extratos bancários (ter controle das instituições financeiras), são ações recomendáveis.
E, lembre-se, o controle de contas a pagar e a receber é fundamental.
Por fim, um fluxo de caixa alimentado ordenadamente, proporciona projeção das entradas e saídas dos recursos. Tendo como principal objetivo obter informações seguras para realizar aplicações ou solicitar empréstimos.
Nessa hora, a contabilidade consultiva pode ser uma grande parceira, auxiliando a melhor hora para realizar a movimentação financeira.
Percebeu a importância de planejar financeiramente a sua instituição de ensino?
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Controlando os Gastos
Após a elaboração de um planejamento cuidadoso, e considerando o cenário e o segmento de mercado, ter controle com as despesas é um bom caminho para se pensar em reduzir custos.
Por vezes, o uso intensificado de tecnologias, leva a instituição a automatizar algumas tarefas, diminuindo, por conseguinte, a terceirização ou até mesmo algumas contratações.
Outra forma de conter gastos é implementar práticas para reduzir os desperdícios de água, energia e materiais diversos.
Negociar com fornecedores e revisar os contratos, implica em analisar a real necessidade da aquisição do produto/serviço para a instituição. Mais uma vez, encurtando os gastos.
Zerando a inadimplência
Esse item é extremamente delicado, tanto para escola quanto para os responsáveis financeiros.
Contudo, é necessário para a saúde financeira da instituição, que o gestor financeiro, juntamente, com o contador, achem estratégias para diminuir, ou até às vezes zerar, a falta de pagamento pelos pais ou responsáveis financeiramente.
Oferecer formas flexíveis para o pagamento e fazer uma boa gestão de cobrança, são algumas medidas que podem auxiliar na redução da inadimplência.
Criando vínculo com o aluno e com os pais
A principal fonte de renda de uma escola é a mensalidade dos alunos.
E, para garantir a permanência do aluno na sua instituição, ter pontos diversificados, quando se refere às outras escolas, é um ponto primordial.
Mas, como reter o aluno na sua escola? Como fazer com que sejam fiéis, quando lá fora há uma infinidade de concorrentes?
Mantenha um vínculo afetivo com cada aluno, faça com que ele tenha a sua instituição de ensino como sua segunda casa. Proporcione atividades extracurriculares, a fim de que os alunos comunguem amizades com outros alunos.
Quanto aos pais, quando a organização divulga a grade de aulas de maneira participativa, faz com que eles se sintam acolhidos pela instituição.
Conclusão
O controle financeiro não é uma tarefa fácil de ser executada, mesmo quando o gestor responsável e equipe trabalham exclusivamente com funções para este fim.
Conte com um escritório de contabilidade automatizado e ágil, que seja arrojado e que tenha expertise técnica; garantindo informações atualizadas quanto a legalidade, a fim de que sua instituição cumpra as leis fiscais e contábeis.
Portanto, o melhor a fazer é contratar uma contabilidade consultiva.
Assim, o consultor contábil, além de executar tarefas pertinentes à sua profissão, trabalha de maneira mais próxima e personalizada a sua instituição.
A contabilidade digital permite que o contador obtenha diagnósticos, fornecendo relatórios com informações relevantes e dados mais precisos, a fim de que as tomadas de decisões sejam mais assertivas.
Um consultor contábil/financeiro deve analisar as finanças da instituição e fornecer recomendações, a fim de melhorar a gestão financeira e alcançar as metas e os objetivos projetados.
Portanto, para que sua instituição escolar comece o ano redondinha, entre em contato com a gente! Nossa missão é cuidar da saúde financeira da sua escola!