Cuidar da saúde financeira da sua instituição escolar é crucial para que siga crescendo de forma sustentável. Mas, para isso, ter controle financeiro, entre outras providências, é fundamental.
E quais são as atitudes que você deve tomar?
Pois é, se sua empresa não cuida de outros aspectos tão importantes quanto os descritos acima, não basta ter um bom planejamento estratégico e segui-lo à risca.
Sim, estamos falando do Plano de Contas – uma ferramenta indispensável para um gestor como você – que almeja ter uma administração eficiente e ágil.
Para tanto, você deve estar se questionando: mas o que é o plano de contas e qual a sua utilidade? Siga lendo e terá respostas surpreendentes e enriquecedoras!
O que é um Plano de Contas?
A partir dessa ferramenta você e os gestores terão uma visão minuciosa de toda parte financeira/contábil da sua instituição de ensino. Nela devem constar todos os registros financeiros, classificados e codificados, identificando a origem e uso de cada recurso.
É bom lembrar que, na gestão escolar, o dia a dia da administração financeira exige uma série de controles e registros de informações, além de manter o olhar estratégico para projeções futuras.
Sendo assim, é o Elenco de Contas, como também é chamado, que norteia todo movimento financeiro, servindo como base para elaboração do demonstrativo contábil. Com isso, você e seu contador terão uma visão macro em relação aos ativos, passivos, receitas e despesas da sua instituição.
Contudo, não se pode pensar em ter um plano de contas geral, pois cada empresa tem sua especificidade, devendo ser personalizado, com detalhes singulares. Mas lembre-se que ele deve ser flexível, a fim de aceitar novas inserções.
Sendo assim, vale ressaltar que o plano de contas de uma escola deve estar vinculado ao controle de dados e ao centro de custos.
Qual o objetivo central do Plano de Contas?
Designar um critério comum para cada grupo de registros das operações financeiras da empresa. Quer saber como fazer? Prossiga na leitura!
Cada registro, seja de receita ou despesa deve ser incluído no plano de contas, e assim, com conhecimento e auxílio da contabilidade, chegar a valores realistas e justos. E tem mais, com posse das informações mais precisas, as tomadas de decisões e as projeções futuras se tornam mais assertivas.
Gostando? Então, para que o plano de contas da sua instituição seja bem elaborado, confira, abaixo, três passos lógicos e dinâmicos.
Só assim, você poderá, junto com ajuda do seu consultor contábil, obter a base para montar o Balanço Patrimonial e/ou Demonstrativo de Resultado do Exercício, duas importantes demonstrações contábeis exigidas legalmente, principalmente para o Imposto de Renda.
Dividindo as contas em Grupos e Subgrupos
Sim, sabemos que o sistema contábil, além de complexo, é minucioso; portanto, o melhor é ir por etapas. Primeiro, separe por pastas os grupos e depois em subgrupos, a exemplo:
Grupos:
- ativo (são os meios de rendimentos, contas a receber);
- passivo (são as saídas dos recursos. Pagamentos como: impostos e contas a pagar);
- receitas e despesas (prestação de serviço, juros concedidos, custos de insumos, manutenção de equipamentos, doações, entre outros…).
Subgrupos:
- Ativo
-
-
- Circulante;
- Não Circulante;
- Imobilizado.
-
- Passivo
-
-
- Circulante;
- Não Circulante;
- Patrimônio Líquido.
-
- Receitas
-
-
- Prestação de Serviços;
- Financeira.
-
- Despesas
-
-
- Administrativas;
- Financeiras.
-
Deu para perceber que quanto mais detalhista for seu plano de contas, mais realista serão suas contas? Para tanto, na hora de preparar o documento solicite ajuda ao seu contador, além de analisar os grupos, ele poderá definir com mais afinco e conhecimento técnico os subgrupos.
Vamos partir para o segundo passo?
Elaborando o Plano de Contas
Após todos os grupos divididos, com seus respectivos subgrupos, chegou a hora de você colocar no papel o seu plano de contas. Para tanto, vale ressaltar que, para seguir corretamente com o elenco de contas contábil, será necessário conhecer um pouco das determinações legais.
E para isso, mais uma vez é interessante você contar com o escritório de contabilidade.
Sabe por quê?
Porque para cada demonstrativo (balanço patrimonial e DRE) existe uma padronização, que devem ser estruturadas de acordo com a Lei 6.404/76 (Lei das S/A), assim como, devem seguir os Princípios Fundamentais de Contabilidade.
Veja abaixo um exemplo de como ficará seu plano:
- Ativo
-
- Circulante;
- Não Circulante;
- Imobilizado.
1.1.1 contas circulantes
1.2.1 contas não circulantes
1.3.1 contas imobilizados
E assim você segue com ele. Como dito anteriormente, quanto mais detalhado mais informações serão fornecidas ao contador; logo, após inserir todos os dados, é só enviar para o consultor contábil analisar.
Pronto, segundo passo realizado, você já tem ideia do próximo? Não? Use e abuse da tecnologia. Com ela, você terá a praticidade no dia a dia, com redução de erros.
Contudo, vamos combinar que nada adianta realizar todos esses procedimentos se não houver uma integração com seu contador de maneira 100% digital, ágil e inovadora, concorda?
Então, siga lendo!
Plano de Contas e a Inovação
Para que seu plano de contas tenha uma estrutura correta e com margem de erro zero, é interessante que você instale, na sua instituição escolar, um software desenvolvido para tal finalidade.
Porém, é aconselhável que faça isso com a participação do seu contador, pois ele e sua equipe contábil/financeira têm o conhecimento organizacional, administrativo e financeiro da sua escola.
Conclusão
Com um plano de contas bem formatado, correto e uma contabilidade consultiva ágil, digital e conhecedora das suas atividades, você, o corpo docente e demais colaboradores terão tempo disponível para realizar as atividades fins sem se preocupar com assuntos financeiros e contábeis.
Afinal, ao contratar um escritório de contabilidade inovador – como sua instituição – o contador, além de realizar as funções estabelecidas pela profissão, será um consultor contábil parceiro.
Com a contabilidade consultiva, o contador e equipe participam ativamente nas tomadas de decisões e realizam análise para futuros investimentos e projeções.
Gostou? Então não fique na dúvida, entre em contato conosco, juntos vamos realizar um plano de contas contábil, financeiro e administrativo! Tudo isso para sua instituição se desenvolver com segurança e crescer de maneira sustentável.